Maximizando o envolvimento do público em seu projeto
O projecto está a gerir vai se beneficiar se você manter o público (se eles são grupos ou indivíduos) envolvidos através de reuniões e comunicação escrita. Para maximizar a participação e as contribuições das suas audiências, considere as seguintes diretrizes em todo o seu projeto:
Envolver o público no início do planejamento do projeto se eles têm um papel mais tarde. Dê seu público a possibilidade de participar no planejamento, mesmo que não execute até o final do projeto. Às vezes, eles podem compartilhar informações que vai fazer as suas tarefas mais fáceis. No mínimo, eles podem reservar tempo para prestar os seus serviços quando você precisar deles.
Se você estiver preocupado com a legalidade de envolver um público específico, verifique com seu departamento ou contratos de escritório legal. Suponha que você está planejando para adjudicação de um contrato competitivo para comprar alguns equipamentos. Você quer saber se licitantes normalmente têm este equipamento na mão e quanto tempo vai demorar para recebê-lo depois de adjudicar o contrato. No entanto, você está preocupado que falar com potenciais contratantes na fase de planejamento pode ponta-off sobre a aquisição e levar a acusações de favoritismo por licitantes excluídos que não sabia sobre a aquisição de antecedência.
Em vez de ignorar esse público importante, verifique com seu escritório contratos ou departamento jurídico para determinar como você pode obter as informações desejadas e ainda manter a integridade do processo de licitação.
Desenvolver um plano com todos os públicos-chave para satisfazer as suas necessidades e interesses de informação, bem como o seu. Determinar a informação que querem e as informações que você acredita que eles precisam. Também decidir quando a fornecer essa informação e em que formato. Por fim, esclarecer o que você quer dele e como e quando eles podem fornecê-lo.
Sempre certifique-se entender cada público de O que é nele para mim (WIIFM). Esclarecer por que é do interesse de cada público para ver o seu projecto ter sucesso. Ao longo de seu projeto, manter-se lembrar o seu público dos benefícios que eles vão perceber quando do seu projeto completo eo progresso seu projeto tem feito para alcançar esses benefícios.