Como planejar um projeto de eficiência de sucesso
Para aumentar a produtividade ou diminuir o desperdício na sua empresa ou organização, você precisa planejar cuidadosamente para um projeto de eficiência. A fim de avançar de forma eficiente e, eventualmente, chegar ao objetivo declarado do projeto, você precisa de um plano de comunicação da equipe clara, mantendo a qualidade do produto / serviço, e medir o sucesso.
estabelecer uma comunicação
Com a diversidade de público que vai estar à procura de informações sobre o projeto e a matriz de dados que você estará coletando, é essencial que você prepare um projeto de Plano de Gerenciamento de Comunicações para evitar a duplicação de esforços e garantir que nada e ninguém cai através as rachaduras.
No mínimo, o plano deve especificar o seguinte para todas as comunicações do projeto:
Público alvo: As pessoas cujas necessidades de informação são abordados através da comunicação do projeto. Esta pode ser a equipe como um todo, uma subcomissão, gestão superior, ou usuários externos.
Necessidades de informação: A informação de que o público-alvo quer e / ou necessidades.
atividade de compartilhamento de informações: O tipo específico de actividade de partilha de informação a ser usada para transmitir informações para o público-alvo (relatórios escritos, apresentações e reuniões, por exemplo).
Conteúdo: Os dados específicos a ser compartilhado na comunicação do projeto.
Freqüência: Quando a atividade de compartilhamento de informações ocorre (pode ser ou regular-programado ou ad hoc)
Coleção de dados: Como e quando os dados para o relatório são coletados
Garantir a qualidade do produto
Cumprindo um único produto final não significa muito se você finalmente precisa de um milhão de cópias e você tinha que criar 99 versões com defeito, para chegar a esse único desejável. Seu plano de projeto precisa especificar o que nível de qualidade o produto final tem de cumprir. Você pode expressar isso em termos de Six Sigma (# 147-o novo processo de fabricação deve operar em cinco sigma # 148-) ou em outros termos concretos.
Em um exemplo de conversão CRM, o resultado final desejado inclui importação de todos os dados do sistema de idade para o novo CRM. No entanto, uma vez que o sistema antigo tinha campos personalizados que nem sempre foram utilizados de forma uniforme, algum esforço manual é necessária para ler e processar esses dados questionáveis.
Especificando se você se preocupa com a importação de que os dados de todo, ou se é uma exigência do negócio absoluta para a porta 100 por cento do que os dados, ajuda a determinar quais recursos são necessários e quando o projecto está verdadeiramente completo.
Construir uma lista de público
A platéia do projeto é qualquer pessoa ou grupo que suporta, é afetado por, ou está interessado em seu projeto. A audiência de seu projeto pode estar dentro ou fora de sua organização, e saber quem eles são ajuda você a planejar se, quando e como envolvê-los.
A lista de público do projeto é um documento vivo. Você precisa começar a desenvolver sua lista assim que você começar a pensar sobre o seu projeto. Anote os nomes que aparecem para você- quando você discutir seu projeto com outras pessoas, pedir-lhes que eles acham que pode ser afetado por ou interessados em seu projeto.
Sugeridas categorias audiência incluem solicitantes superiores Management-, gerentes de projeto, usuários finais, os membros da equipe, grupos normalmente envolvidos, grupos necessários apenas para este projeto, clientes, colaboradores, fornecedores, empreiteiros, de fornecedores, reguladores, sociedades profissionais, eo público.
Depois de ter escrito algumas listas de público, você pode construir um modelo interno, que inclui as categorias de membros da lista e até mesmo pré-listas de nomes específicos. No futuro, você pode começar com este modelo de lista em vez de ter que começar do zero. Isto não só poupar tempo, mas garante que você não vai esquecer certos papéis-chave e nomes, porque eles já estão na lista!