Equilibrar os custos de controle de Proteção Caixa negócios e ativos
Como proprietário de uma pequena empresa, você vai ser sempre tentando equilibrar o custo de proteger o seu dinheiro e ativos com o custo de separar adequadamente essas funções. Ele pode ser um grande erro de colocar em muitos controles que acabam custando-lhe dinheiro.
Por exemplo, você pode colocar em controles de inventário que requerem vendedores entrar em contato com uma pessoa em particular que tem a chave para o seu armazém de produto. Este tipo de controle pode impedir o roubo do empregado, mas também pode resultar em vendas perdidas porque os vendedores não consegue encontrar a-porta-chaves quando eles estão lidando com um cliente interessado. No final, o cliente fica louco, e você perder a venda.
Quando você coloca controles no lugar, fale com o seu pessoal, tanto antes como depois de instituir os controles para ver como eles estão trabalhando e para verificar quaisquer problemas imprevistos. Esteja disposto e capaz de ajustar os controles para equilibrar as necessidades de negócios de venda de seus produtos, gerenciar o fluxo de caixa e manter seu olho em fazer um lucro.
Geralmente, como você faz regras para seus controles internos, certifique-se que o custo de proteger um activo não é mais que o recurso que você está tentando proteger. Por exemplo, não vão ao mar para proteger material de escritório, forçando sua equipe para ficar esperando por horas para acessar os suprimentos necessários, enquanto você e um gerente estão em uma reunião fora do escritório.
Faça-se estas quatro perguntas que você projetar seus controles internos:
O que exatamente eu quero prevenir ou detectar - erros, desleixo, roubo, fraude ou desvio de fundos?
Faço para enfrentar o problema com freqüência?
O que eu estimar a perda de ser?
O que me custará para implementar a mudança nos procedimentos para prevenir ou detectar o problema?
Você não pode responde a estas perguntas tudo por si mesmo, assim que consultar com os seus gestores e os funcionários que serão afetados pelas mudanças. Obter suas respostas a estas perguntas, e ouvir seus comentários.
Quando terminar de montar uma nova regra de controle interno, certifique-se de documentar por que você decidiu implementar a regra e as informações coletadas em desenvolvê-lo. Depois de ter sido no lugar por um tempo, testar suas hipóteses. Certifique-se que você é de fato detectar a erros, roubo, fraude ou desvio de fundos que você esperava e espera-se detectar.
Verifique os custos de manter a regra no lugar, olhando para dispêndio de dinheiro, tempo do empregado e moral, bem como o impacto no serviço ao cliente. Se você encontrar quaisquer problemas com seus controles internos, tomar o tempo para corrigi-los e mudar a regra, novamente documentar o processo.