Como fazer Atendimento ao Cliente um hábito diário em seu Nonprofit
O truque para prestação de serviço ao cliente exemplar para a sua organização sem fins lucrativos é que trabalhar para isso nas pequenas coisas o tempo todo. Cada membro do pessoal e voluntário precisa estar ciente da importância do serviço ao cliente. Aqui estão cinco áreas-chave para resolver se você deseja melhorar (ou manter) os níveis de serviço:
Ao telefone: Fale com todos os funcionários e voluntários sobre como atender o telefone educadamente e de outra maneira usá-lo para o efeito máximo. Fornecer uma folha de fraude com listas de extensões, instruções sobre como encaminhar chamadas, e qualquer outra informação útil. adições simples a uma saudação, como # 147 Posso ajudá-lo? # 148- ou dizer o chamador o nome do recepcionista pode definir um tom amigável, profissional.
Faça uma regra para si mesmo para retornar todas as chamadas dentro de 24 horas ou, se isso não for possível, dentro de uma semana. Permitir que os chamadores saber, por meio de sua saudação de correio de voz, quando eles podem esperar para ouvir de você. Se você está selecionando um sistema de correio de voz, certifique-se que é user-friendly para o seu interlocutor.
Na porta: Alguém precisa (alegremente) atender a porta. Se você estiver em um pequeno escritório sem uma recepcionista e as interrupções são freqüentes, você pode girar esta tarefa entre os membros da equipe ou voluntários. Se os visitantes devem usar uma campainha ou passar por um sistema de segurança, tentar equilibrar o frio do que a experiência com uma saudação porteiro simpático e agradável foyer.
Antes e depois de uma venda ou doação: Se você tem bilhetes para vender, torná-lo fácil de comprar. Aceitar apenas dinheiro é demasiado restritiva. O banqueiro gerir a sua conta de negócios pode ajudar a se preparar para aceitar ordens do cartão de crédito. Além disso, considerar a venda de bilhetes através da web- uma série de serviços web ajudar as pequenas empresas e organizações sem fins lucrativos, com vendas web e doações on-line.
Se um cliente não está satisfeito com o seu serviço, convidar o cliente para dar feedback e ouvir atentamente. Oferecer um reembolso parcial ou completa. Se o fizer, ganha lealdade.
Com uma nota: Mantenha algum agradável artigos de papelaria e um rascunho de uma mensagem padrão acessível assim que a escrita notas de agradecimento é fácil. notas manuscritas são mais pessoais e muitas vezes fazer uma impressão mais forte do que, letras digitadas formais ou mensagens de e-mail. No entanto, expressando sua apreciação de uma forma oportuna é mais importante do que a forma de que a valorização. Use o e-mail se você pode obtê-lo mais rapidamente.
Se a sua organização recebe coisas - como um grupo de teatro que recebe jogar manuscritos ou um museu de história natural que aceita trabalhos acadêmicos para publicação - tem uma confirmação de e-mail pronto, que confirma o recebimento do item e indica quando a pessoa enviá-lo pode esperar para ouvir de você.
*Nos detalhes: Um velho ditado sugere que o diabo se esconde nos detalhes, mas que também é onde você encontra o coração ea alma de hospitalidade e serviço. Mantenha anotações sobre os interesses e as conexões dos membros do conselho, doadores, voluntários e eleitores. Descobrir os nomes de sua placa e outros significativos dos membros da comissão e estar preparado para recebê-los pessoalmente em eventos e no telefone.