Negócios Voicemail Etiquette

Uma mensagem de correio de voz do cliente superior de sua empresa poderia fazer ou quebrar seu negócio, para proporcionar uma saudação apropriada no seu sistema de correio de voz e voltar para o chamador o mais rapidamente possível. Quando você gravar sua saudação de correio de voz, lembre-se que você está no trabalho e não em casa. Gravar uma saudação profissional que inclui o seu nome eo nome da sua empresa.

A maioria das pessoas mudar a sua mensagem quando eles estão fora da cidade de férias ou em viagem de negócios por mais de um dia. Você pode gravar uma mensagem informando o chamador quando você vai estar fora do escritório e dizer que você vai retornar a chamada quando você voltar. Você também pode deixar o nome e número de outra pessoa no escritório que pode ajudar o chamador se ele ou ela não pode esperar até você voltar.

Quando você receber uma mensagem no seu sistema de correio de voz, lembre-se para retornar a chamada no mesmo dia, se possível, ou na manhã seguinte.

Quando você deixar uma mensagem no correio de voz de outra pessoa, a primeira coisa a fazer - antes de deixar a mensagem - é dar o seu nome, sua afiliação da empresa, o seu número de telefone, bem como a data e hora de sua chamada. Em seguida, deixar uma mensagem curta que é direto e ao ponto. No final da mensagem, repita seu nome e seu número de telefone, lentamente.

Tudo isto se aplica a atendedores de chamadas, bem como correio de voz. Mas uma questão relativa atendedores de chamadas requer tratamento separado: Nunca admitem usar sua secretária eletrônica como um dispositivo de rastreio. Se você quiser atender a chamada após a secretária eletrônica já começou, dizer algo como: "Oi. Sorry- eu estava no outro quarto." Esta técnica mantém o seu interlocutor paranóicos de (legitimamente) sensação blindado.