O que você deve saber sobre o Gerenciamento de Comunicações para o Exame de Certificação PMP

Gerenciar as comunicações para o Exame de Certificação PMP está preocupado não só com o seguinte plano de gestão de comunicação, mas também com a responder a pedidos de partes interessadas para informações ou esclarecimentos de informações adicionais. Obviamente, você está se comunicando durante todo o ciclo de vida do projeto inteiro. O plano de gerenciamento das comunicações é iniciado no início do projeto e, depois disso, ele fornece orientação sobre quais informações devem ser comunicadas, a quem, quantas vezes, quando e em que formato.

Gerenciando a Comunicação. Criando, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

As entradas para o processo são (é claro) o plano de gerenciamento das comunicações (parte do plano de gestão do projecto), relatórios de desempenho de trabalho, fatores como a cultura organizacional ou requisitos regulatórios e quaisquer ativos de processos organizacionais que podem ajudá-lo, como informações de influenciar de projectos anteriores e modelos de comunicação.

Gerenciar as comunicações: Ferramentas e técnicas

Aqui é onde a comunicação formal e informal de comunicação e escrita e verbal é aplicada.

tecnologia de comunicação e métodos

A seguir está uma lista de tecnologias de comunicação e métodos. Ao selecionar a tecnologia de comunicações, lembre-se que nem todos têm o mesmo grau de conhecimento ou equipamento tecnológico. Por exemplo, um empreiteiro para desenvolver apresentações de mídia podem trabalhar com as máquinas da Apple, mas o comprador pode trabalhar com PCs. Baby Boomers podem não estar familiarizados com a mídia social, enquanto os usuários da Geração Y são geralmente muito confortável com todos os tipos de comunicação eletrônica.

Ao escolher um método de comunicação, tenha em mente as orientações dadas na Tabela 3-1.

• reuniões

• apresentações

• One-on-one conversas

• memos

• E-mails

• Páginas Web

• Vídeo conferência

• teleconferência

• conferência web

• intranets

• sistemas de arquivamento

• portais

• ferramentas de trabalho colaborativo

• Mensagem de texto

Os gerentes de projeto mais eficazes são aqueles que são bons comunicadores. Os gerentes de projeto que se comunicam de forma eficaz aos membros da equipe, a gerência sênior, gerentes funcionais, e quaisquer outras partes interessadas terão melhores resultados do que aqueles que não o fazem.

Ao se comunicar com alguém, lembre-se destas técnicas simples para ajudar a tornar a sua comunicação eficaz:

• Buscar feedback.

• Estabelecer vários canais de comunicação.

• Use face-a-face comunicação quando possível.

• Esteja ciente de linguagem corporal do receptor e expressões.

• Comunicar no momento adequado.

• Reforçar palavras com ações.

• Use uma linguagem simples.

• Use redundância.

sistemas de gestão de informações

Criando, coleta, distribuição, armazenamento e recuperação de exigir algum tipo de sistema de gestão da informação. O maior e mais complexa do projecto, o mais robusto o sistema de gestão da informação precisa ser. Alguns aspectos do sistema de gestão da informação irá utilizar documentos impressos. Você pode considerar manter um caderno do projeto em papel onde você armazena memorandos, atas de reuniões, comunicações externas, e as informações que você precisa em uma base regular, como o mais recente cronograma.

gestão de comunicações electrónicas inclui e-mail, informações web, relatórios eletrônicos, e assim por diante. ferramentas de comunicações electrónicas incluem tudo, desde ferramentas de reunião web, portais, software de programação, ferramentas de colaboração e outras interfaces eletrônicas, dependendo das necessidades do projeto.

relatórios de desempenho

O relatório de desempenho é um tipo específico de comunicação. O relatório de desempenho envolve coletar e analisar informações sobre as linhas de base do projeto e os resultados reais e comparando as variações a fim de comunicar o status do projeto atual e previsto.

Há várias competências transversais que são relevantes para o processo de gerenciar as comunicações:

• técnicas de comunicação oral e escrita, canais e aplicações

• ferramentas e técnicas de apresentação

• ferramentas de gerenciamento de informações, técnicas e métodos

• Segmentação de comunicação para públicos-alvo

Gerenciar as comunicações: Saídas

Como resultado de todas as reuniões e comunicar, você vai ter atualizado as informações do projeto, tais como

• comunicações de partes interessadas: Informações comunicadas às partes interessadas, tais como a resolução de problemas e mudanças aprovadas, bem como as reacções dos interessados, como consultas relacionadas com o produto e informações de processo

• Os relatórios do projeto: relatórios de status, os registros de problemas, lições aprendidas e relatórios de encerramento

• apresentações do projeto: Informações de apresentações feitas para partes interessadas no projeto

• Projeto atualiza o plano de gestão: Atualizações para qualquer linha de base do projeto

• atualizações de documento do projeto: programar as atualizações, atualizações de registro de problemas

• Os registros do projeto: Correspondência, memorandos, e minutos

• Lições aprendidas: Causas dos problemas e as razões para a escolha de acções correctivas