O que você deve saber sobre Comunicações de controle para o Exame de Certificação PMP
Controle Communications garante que o plano de gerenciamento das comunicações é eficaz. O plano de gerenciamento das comunicações você deve saber sobre para o Exame de Certificação PMP pode evoluir e ser atualizado ao longo do projeto, como novos atores entrar no projeto, novas necessidades de informação são identificadas e requisitos de comunicações mudar.
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controle de Comunicações. Monitorar e controlar as comunicações em todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informação das partes interessadas no projeto sejam atendidas.
Controlar as comunicações: Entradas
Tal como acontece com todos os principais processos de controle em uma área de conhecimento, você começa com os elementos relevantes do plano de gestão do projecto, os resultados reais, dados de desempenho de trabalho e ativos de processos organizacionais (OPAS).
Os elementos do plano de gerenciamento de projeto que irá utilizar são o plano de gerenciamento das comunicações e do plano de gerenciamento das partes interessadas. Compare as informações contidas nesses planos com as comunicações que foram efectivamente entregues, bem como os dados de desempenho de trabalho associados, tais como
Quando a informação foi distribuída
Quem a informação foi entregue
pedidos de informação adicionais
Comentários sobre a informação, oportunidade ou médio
comunicações do projeto inclui relatórios de status, relatórios de desempenho, previsões, apresentações, documentos do projeto atualizados e elementos do plano de gerenciamento de projetos, lições aprendidas, correspondência, minutos e assim por diante.
Você pode usar o registro de problema para identificar problemas que precisam ser comunicadas. Por exemplo, o patrocinador ou PMO pode querer ser notificado sobre quaisquer problemas que tenham impactos elevados ou afectar negativamente as principais partes interessadas.
Controle de Comunicações: Ferramentas e técnicas
Ao comparar os resultados do processo de comunicação, você pode contratar especialistas em reuniões para ajudar a determinar se o processo está funcionando de forma eficaz - e se não, como melhorá-lo. Às vezes é uma questão de alterar a forma como a informação é apresentada. Você pode usar sistemas de gerenciamento de informações para melhorar a usabilidade e legibilidade das informações, colocando os dados em gráficos, tabelas e formatos gráficos (como um painel ou placa de história).
Se a comunicação eficaz é um problema, você pode verificar se algum dos seguintes bloqueadores de comunicação comuns são o culpado. Como você pode intuir, bloqueadores de comunicação são coisas que as pessoas fazem que inibem a boa comunicação. A lista a seguir destaca bloqueadores de comunicação comuns, juntamente com um exemplo ou uma breve explicação.
Usando os meios de comunicação errada: Você não iria enviar uma notificação de medidas correctivas via e-mail. Você teria que tipo de comunicação em pessoa, um-a-um.
Fazendo suposições errôneas sobre seu público: Por exemplo, às vezes os gerentes de projeto cometem o erro de supor que as pessoas já sabem o que sabem. Se você deixar de fora o que você considera informações introdutórias e só tratar de questões mais específicas, o público pode não entender sua mensagem. Ter uma falta de entendimento comum leva a uma comunicação ineficaz.
Um receptor em uma área com uma grande quantidade de atividade de fundo: A atividade de fundo pode reduzir a capacidade do destinatário para ouvir a sua mensagem ou se concentrar em sua mensagem, porque ela é distraída.
Retendo informações: Às vezes, os membros da equipe reter problemas de desempenho ou desafios até que seja tarde demais para fazer qualquer coisa sobre eles. Outro exemplo é se o seu patrocinador sabe que uma reorganização vai impactar seu projeto, mas retém essa informação, bloqueando o fluxo de comunicação.
Ignorando as diferenças culturais: Diferentes organizações têm culturas diferentes no que diz respeito a trabalhar horas, qualidade do trabalho, responsabilidade e assim por diante. Se você assumir que um contratante tem a mesma cultura que a sua organização, você terá problemas.
estereótipos: Assumindo que todas as pessoas técnicas pensar de uma determinada maneira ou que toda a alta administração vai agir de uma certa maneira reduz sua capacidade de ouvir realmente o que alguém de um desses grupos está dizendo.
Tendo preconceitos sobre a audiência: Semelhante a estereótipos, se você estiver em uma reunião e você tem preconceitos sobre como o público vai se comportar, você pode perder pistas sobre o que seu público está pensando, ou você pode não entregar a informação ao público é interessado.
Exibindo emoções e comportamento reativo: Parte de ser profissional é não deixar que suas emoções ficam no caminho de sua comunicação. Comunicando-se com uma pessoa que age emocionalmente é difícil.
Empregando escuta seletiva: escuta seletiva significa que alguém está ouvindo apenas as partes da mensagem que ele quer ouvir. Digamos que você está apresentando um relatório de status para o seu patrocinador. Você afirma que o projeto é principalmente na pista, mas existem algumas preocupações com a programação. O patrocinador ouve apenas a parte sobre como as coisas estão no bom caminho e ignora ou evita as informações sobre as preocupações de agendamento.
Engajar-se em jogos de poder: Tomada de decisões e ações baseadas em ganhos políticos, ou tentando dominar uma situação com base no seu poder, pode inibir a comunicação aberta e honesta.
Gestão por memo: Há momentos em que um e-mail ou uma nota é appropriate- no entanto, você não pode gerenciar um projeto via memorando, e você não pode fornecer informações críticas através de e-mail. Você tem que ter interação face-a-face.
Enviando mensagens contraditórias: Um exemplo de uma mensagem mista é quando um membro da equipe afirma que ela entende o que você quer, mas sua expressão facial parece confuso, ou ela é desorganizada e pede as mesmas perguntas novamente.
Controlar as comunicações: Saídas
As saídas deste processo são as saídas padrão:
informações sobre o desempenho do trabalho: Informações sobre a eficácia do processo de comunicação, tais como a oportunidade dos relatórios, a eficácia das apresentações, e assim por diante.
Pedidos de mudança: ação corretiva ou preventiva necessária para trazer o desempenho em alinhamento com o plano, ou para responder às novas exigências de informação das partes interessadas.
Projeto atualiza o plano de gestão: O plano de gerenciamento das comunicações é o documento mais provável que você irá atualizar, embora o plano de gerenciamento das partes interessadas também podem exigir atualizações também.
documentos do projeto atualizações: Os relatórios de desempenho, previsões e os registros de problemas são os documentos mais prováveis que precisam de atualização.
Organizacionais ativos de processos atualizações: Toda a documentação do projeto, incluindo lições aprendidas, resultados de resolução de problemas e as ações corretivas.