Plano de comunicação Ferramentas de gerenciamento que você deve saber para o Exame de Certificação PMP
Obtendo a palavra-se efetivamente significa analisar o seu público e seu ambiente. Além disso, para o Exame de Certificação PMP, você quer selecionar o método mais eficaz de comunicação para o seu projeto.
análise de requisitos de comunicação
Como você rever o registo gerenciamento das partes interessadas, compará-la com infra-estrutura e ativos de sua organização para ajudar a determinar a melhor abordagem de comunicação. Você também pode querer olhar para o seu projeto e os organogramas empresa. Analise o que informação é interna e as informações que precisa ir para fora da organização. Considere também se as partes interessadas estão em um local ou vários locais.
Quanto mais pessoas você se comunica com, mais oportunidade existe para problemas de comunicação. Um modelo matemático mostra a relação entre o número de pessoas e o número de canais de comunicação (ou caminhos):
(N (n- 1)) / 2
Onde n é o número de pessoas.
Veja como isso se desenrola. Se você tem cinco pessoas, aqui está como calcular o número de canais de comunicação que você tem:
(5 (5 - 1)) / 2 = 10
Agora veja o que acontece quando você adicionar mais três pessoas. Você pode pensar que você tem mais três canais, ou mesmo mais seis canais. No entanto, você realmente tem mais 18 canais de comunicação!
A equação é agora
(8 (8-1)) / 2 = 28
Pense nisso desta maneira: Há 28 maneiras de as pessoas interpretam as informações - e isso significa que 28 maneiras para que a sua mensagem para se mal interpretado. Adicionar mais quatro pessoas para a equipe, e esse número aumenta para 66! A comunicação tem que ser eficaz e eficiente!
Tecnologia
A tecnologia que você tem disponível é um desses fatores ambientais da empresa (EEFs) você tem que levar em consideração, especialmente se você tem uma equipe com membros da equipe interna e prestadores de serviços externos. Além disso, considere se as pessoas estão localizados centralmente ou geograficamente dispersos. Aqui estão alguns fatores tecnológicos que irão moldar o seu plano de comunicação.
Urgência: Determinar se as partes interessadas precisam de informação imediatamente ou pode esperar. Se você estiver trabalhando em um projeto de construção em um ambiente perigoso, como uma área propensa a furacões ou tornados, você precisa da capacidade de se comunicar imediatamente com o local de construção e os trabalhadores que podem ser afectados.
disponibilidade de tecnologia: Avalie se a sua organização tem a tecnologia e sistemas para apoiar a sua estratégia de comunicação. Um projeto que requer alguns dos funcionários a trabalhar remotamente durante vários dias exigiria a equipe para ter laptops. Se eles são, normalmente, no escritório em tempo integral e têm apenas computadores de mesa, considere a questão inicial.
Fácil de usar: Você pode criar um site muito legal para se comunicar com sua equipe. Ele pode ter armazenamento de documentos, capacidade de mensagens, controle de versão, e todos os tipos de funcionalidade limpo, mas se não é intuitiva para o público e fácil de usar, ninguém vai usá-lo. Quando se trata de comunicação, lembre-se: Mantenha-o simples!
pessoal esperado: Verifique se todos tem a mesma plataforma ou o mesmo acesso à informação. Isto é particularmente relevante quando se trabalha com os contratantes, que podem funcionar em uma plataforma de tecnologia muito diferente. Por exemplo, digamos que você contratar uma empresa de marketing para parte do seu projeto- que a empresa usa os computadores da Apple, mas a sua empresa utiliza PCs. Efectivos seu projeto com membros de empresa de marketing de comunicação do projeto impactos.
Duração: Para os projectos que são três anos ou mais, você pode contar com, pelo menos, algum do seu mudança de tecnologia de comunicações. Você pode não saber como ele vai mudar, mas seria sensato para manter isso em mente. Com smartphones e computadores tablet em rápida evolução com novas aplicações, prever como as pessoas vão se comunicar no futuro é difícil!
ambiente de projeto: O ambiente pode ser tão simples como parte da equipe de ser virtual, ou pode incluir fatores mais complexos, como os membros da equipe localizados em fusos horários diferentes, países ou até mesmo locais geográficos extremos, como no Círculo Ártico ou do deserto de Mojave.
modelos de comunicação
O exame PMP usa um modelo de comunicação emissor-receptor padrão.
Remetente: Que transmite uma mensagem e é responsável por tornar o conteúdo claro e completo. O remetente também é responsável pela confirmação de que o receptor compreende a mensagem correctamente.
Codificação: Traduzir idéias em linguagem, geralmente escrito ou linguagem verbal.
Mensagem: A saída de codificação.
Médio: Os meios de transmitir a mensagem. Por vezes, o meio é referido como o canal.
Barulho: Qualquer coisa que interfira com a transmissão da mensagem, incluindo estáticas, distrações, preconceitos e estereótipos, normas culturais, equipamento transmissor com defeito, ou qualquer coisa que se deteriora ou provoca uma barreira para o êxito da transmissão.
decodificação: Traduzindo a mensagem em pensamentos e idéias significativas.
receptor: O destinatário da mensagem, responsável pela decodificação da mensagem e fornecer feedback. O receptor é responsável por certificar-se de que toda a mensagem é recebida e compreendida através da codificação de uma mensagem de volta ao remetente transmitir isso.
Reconhecer: Confirmando o recebimento da informação. Confirmando o recebimento não implica acordo, mas apenas o recebimento.
Feedback / resposta: Após a comunicação foi recebida e entendida, o receptor pode enviar uma mensagem com pensamentos e idéias sobre a mensagem.
métodos de comunicação
métodos de comunicação incluem empurrar, puxar e comunicação interativa:
Empurrar: Comunicação enviada para os receptores, que compreende um emissor, meio, e a mensagem. Isso não significa necessariamente alcançar o receptor para a decodificação. Isso inclui memorandos, e-mails, relatórios, correio de voz, e assim por diante.
Puxar: Informações solicitadas pelo receptor. Em outras palavras, o receptor procura activamente para a informação. Isso pode incluir um membro da equipe que vai a uma intranet de encontrar políticas de comunicação ou modelos, executando pesquisas na Internet, e usando repositórios online.
Interativo: Emissor e receptor troca de informações. Isso ocorre na conversa, telefonemas, reuniões, e similares. Esta é a forma mais eficaz de comunicação.
A forma mais comum de comunicação interativa é reuniões. As equipes têm reuniões para planejar, comunicar status, resolver problemas, tomar decisões, coletar lições aprendidas, e para uma variedade de outras razões.