Como escolher a ferramenta de comunicação direito como analista de negócios
A ferramenta de comunicação ou método escolhido deve ser apropriado para o público, o conteúdo, propósito e mensagem de doador de comunicação (como analista de negócios, você pode criar comunicações para outros: que entregar). Ao avaliar as ferramentas de comunicação, considere o seguinte:
Número de pessoas envolvidas: O que funciona bem para 10 pessoas pode não funcionar bem para 80.
Tipo de informação a ser compartilhada: Você está compartilhando informação verbal ou visual? Se for visual, você compartilhar texto, ilustração, fotos ou vídeo? Algumas ferramentas são mais adequadas para efeitos visuais do que outros.
Quantidade ou volume de informação a ser comunicada: Alguns parágrafos de informação pode precisar de 20 minutos e um método de comunicação diferente do que um documento de 40 páginas que precisam 2 horas.
Frequência de câmbio: Considerar # 147 porque, # 148- # 147-quantas vezes, # 148- e # 147 para que finalidade? # 148- Dependendo de sua necessidade, a solução pode ser uma reunião de equipe semanal, os membros da equipe que comunicam informações do projeto três vezes por dia, ou de um patrocinador que dá atualizações trimestrais para os utilizadores de soluções.
Desejo / necessidade de discussão ou resposta: Sua abordagem pode ser diferente se a comunicação precisa ser bidirecional / back-e-vem em relação unidirecional de saída, como para anúncios ou transmissão de conteúdo.
Sensibilidade da mensagem e reação do público esperado: Você pode precisar de tomar privacidade e segurança em consideração:
Necessidades de privacidade: Às vezes, as pessoas reagem de forma inesperada ao ouvir sobre os impactos organizacionais de soluções, para pensar sobre a melhor forma de entregar mensagens para que as pessoas ouvi-los como pretendido. Considere se faz sentido para os membros do grupo para se conectar individualmente (reações pessoais realizada mais privada) ou em grupo (reações são mais público e experiente com o grupo).
temas sensíveis pode ser melhor discutido em tempo real em vez de serem enviados através de e-mail para ser lido sozinho e interpretado. Configurar chamadas individuais ou uma conferência. Para grupos maiores, use uma teleconferência ou videoconferência / web, seguido de um e-mail para enfatizar pontos de mensagens-chave.
necessidades de segurança: Quão sensível é a mensagem? Implementar métodos de proteção de informação se for o caso. Se a privacidade é necessária, mas conversa ou conferência não é possível, certifique-se de usar a criptografia de segurança em e-mail.
Considere também as configurações do documento que não permitir a impressão ou o envio de materiais. Se você estiver usando o telefone ou conferência web, desabilitar as configurações que permitem aos participantes para iniciar ou salvar as gravações da sessão.
Necessidade de comunicação ao vivo: Telefone ou conferência ferramentas são boas opções para situações em que a informação e as reações são discutidos imediatamente. Se tópicos precisam de revisão ou cuidadosa consideração antes da discussão, use uma abordagem atrasada ou off-line. Por exemplo, enviar informações com antecedência para prereading, mas discutir isso mais tarde em um ambiente de comunicações diferente.
Interesse em gravar ou rever as comunicações mais tarde: Às vezes, fazendo com que todos que você precisa juntos ao mesmo tempo é impossível. Se você quiser garantir que todos ouve a mesma informação, considere a gravação da sessão e compartilhá-lo em um desempenho do encore.