Como especificar as funções da equipe Membros e Procedimentos
Um gerente de projeto eficaz precisa especificar funções equipa membros e procedimentos de comunicação. Afinal, nada provoca desilusão e frustração mais rápido em um projeto de trazer pessoas motivadas juntos e, em seguida, dando-lhes nenhuma orientação sobre como trabalhar com o outro.
Duas ou mais pessoas podem começar a fazer a mesma atividade de forma independente, e outras atividades podem ser negligenciados inteiramente. Eventualmente, estas pessoas a encontrar tarefas que não exigem coordenação, ou eles gradualmente se retirar do projeto para trabalhar em tarefas mais gratificantes. Para evitar essa frustração de se tornar uma parte de seu projeto, o trabalho com os membros da equipe para definir as atividades que cada membro trabalha na e da natureza das suas funções.
papéis dos membros da equipe possíveis incluem o seguinte:
Responsabilidade primária: Tem a obrigação geral de garantir a conclusão de uma atividade
responsabilidade secundária ou de apoio: Tem a obrigação de completar parte de uma atividade
Aprovação: Deve aprovar os resultados de uma atividade antes do trabalho pode prosseguir
recurso de consulta: Pode fornecer orientação especializada e apoio, se necessário
destinatário exigido dos resultados do projecto: Recebe quer um produto físico a partir de uma atividade ou um relatório de uma atividade
Se você preparou uma Matriz de Responsabilidades (RAM) como parte de seu plano de projeto, usá-lo para iniciar suas discussões de funções do projeto com membros de sua equipe. Certifique-se de que não basta apresentar o RAM- tomar o tempo para incentivar perguntas e preocupações dos membros da equipe até que eles estão confortáveis que os papéis são viáveis e adequadas.
Desenvolver os procedimentos que você e sua equipe irá utilizar para apoiar o seu trabalho do dia-a-dia. Tendo estes procedimentos no lugar permite que as pessoas de forma eficaz e eficiente realizar a sua tarefas- também contribui para uma atmosfera de equipe positiva. No mínimo, desenvolver procedimentos para o seguinte:
Comunicação: Estes processos envolvem a partilha de informações relacionadas ao projeto por escrito e através de interações pessoais. procedimentos de comunicação podem incluir
Quando e como usar e-mail para compartilhar informações sobre o projeto
Que tipos de informações deve ser feita por escrito
Quando e como documentar as discussões informais
Como configurar relatórios e reuniões regularmente programadas para gravar e analisar os progressos
Como resolver problemas especiais que surgem
resolução de conflitos: Esses processos envolvem a resolução de divergências de opinião entre os membros da equipe em relação ao trabalho do projeto. Você pode desenvolver os seguintes procedimentos de resolução de conflitos:
abordagens padrão (passos normais que você tomar para incentivar as pessoas a desenvolver uma solução mutuamente aceitável)
procedimentos de escalonamento (passos a tomar se as pessoas envolvidas não podem facilmente resolver suas diferenças)
Tomando uma decisão: Estes processos envolvem decidir entre abordagens e ações alternativas. Desenvolver diretrizes para escolher a opção mais adequada para uma situação, incluindo o consenso, o governo da maioria, um acordo unânime, e decisão do perito técnico. desenvolver também procedimentos de escalonamento - os passos a tomar quando as abordagens de tomada de decisão normais atolar.