Como desenvolver uma Matriz de Responsabilidades
Os gerentes de projeto gostam de usar uma Matriz de Responsabilidades (RAM) para definir os papéis dos vários membros da equipe do projeto. Apesar da natureza simples das informações incluídas na RAM, fazendo com que todos concordam sobre os papéis das pessoas pode ser demorado. Os passos seguintes podem ajudá-lo a obter a entrada e aprovação com o mínimo de tempo e esforço das pessoas:
Identificar todas as pessoas que vão participar ou apoiar o seu projeto.
Desenvolver uma lista completa de entregas para o seu projeto.
Discutir com todos os membros da equipe como eles vão cada apoiar o trabalho para produzir as diferentes prestações do projecto.
Para cada uma das suas atribuições, discutir o nível da sua responsabilidade e autoridade, bem como o trabalho específico que vai executar. Também discutir com eles qualquer envolvimento que os outros vão ter sobre as suas actividades. Se as pessoas específicas ainda não foram identificados para determinadas actividades, consultar com as pessoas que fizeram esses tipos de atividades antes.
Prepare um esboço inicial de sua RAM.
Desenhar tabela para o gráfico, e entre as entregas do seu projeto na esquerda; coluna do lado e as pessoas que irão apoiar as atividades na primeira fila. Nas células formadas pela intersecção de cada linha e coluna, entre os papéis que cada pessoa vai ter (com base nas consultas com os membros de sua equipe no passo 3).
Ter as pessoas a quem se consultou no Passo 3 rever e aprovar o seu projecto gráfico.
Se as pessoas de acordo com o gráfico, pedir-lhes para indicar seu consentimento por escrito. Se eles expressam preocupações sobre alguns aspectos, pedir-lhes para observar as suas preocupações em uma nota ou um e-mail.
Se alguns dos membros de sua equipe não aprovar o projeto gráfico, rever o gráfico para resolver suas preocupações e pedir todas as pessoas que deram entrada para rever e aprovar o quadro a revista.
Se você fizer qualquer alteração ao projecto de RAM, ter todos os seus membros da equipe de revisão e aprovar o quadro a revista, especialmente se eles já aprovou a versão anterior.
Volte para a Etapa 5 e continuar o processo até que todos que você consultou no Passo 3 aprova o gráfico.
Para projetos complexos, a RAM pode ser bastante grande. E mantendo o atual gráfico e consultoria em todo o projeto com todas as pessoas identificadas pode ser demorado. No entanto, ter um gráfico com informações incorretas pode resultar em esforços duplicados e atividades negligenciado.
Siga estas sugestões para manter o seu RAM precisas e atuais durante todo o projeto.
Desenvolver uma hierarquia de gráficos: Incluindo 50 ou mais atividades no mesmo RAM pode ser complicado, por isso, considerar o desenvolvimento de uma série de gráficos aninhados para projetos maiores (também conhecido como hierarquia de gráficos). Prepare um gráfico de alto nível que identifica responsabilidades pelas componentes de nível mais alto na estrutura de divisão de trabalho (tais como as fases do projeto e principais entregas), e então desenvolver gráficos separados que as responsabilidades de detalhe para entregas de nível mais baixo e pacotes de trabalho.
Obter a entrada de todos os envolvidos: Envolver toda a equipe ao desenvolver seu gráfico. Como gerente de projeto, você não sabe exatamente como as pessoas devem realizar tarefas em suas áreas de especialidade, então você precisa perguntar-lhes. E, mesmo se você sabe, as pessoas têm um maior compromisso com um plano quando participam no seu desenvolvimento.
Coloque sua memória RAM, por escrito: Você pode pensar que você pode economizar tempo por não colocar o seu RAM por escrito. No entanto, colocar o gráfico na escrita é essencial por duas razões:
Você pode ver possíveis problemas em seu projeto que você pode ter esquecido, se você estava pensando em peças de informação separadamente.
Você garantir que as pessoas tenham um entendimento comum dos seus papéis e relacionamentos.