Organizar escrituração registros para o seu negócio
Ficar organizado é fundamental para a contabilidade eficiente e preciso. Organize seus registros de contabilidade por decidir o que manter, e como encontrar informações rapidamente quando você precisar dele. Tudo o que você faz no seu negócio gera papelada que pode facilmente tornar-se avassaladora se você não mantê-lo sob controle.
Se você informatizar sua contabilidade você pode não precisar manter o máximo de papel, mas você ainda quer uma trilha de papel no caso de algo acontecer aos seus registos informáticos ou você precisa a informação de backup para uma transação que é questionada em uma data posterior.
Obviamente, armários de arquivo são o lugar onde você vai armazenar a maioria de seus registros para o ano corrente e do ano anterior. arquivos mais antigos que você pode armazenar em caixas em um armazém ou despensa, se você não tem espaço em seus armários de arquivo. Como você configurar os arquivos pode ser fundamental para a sua capacidade de encontrar algo quando você precisar dele.
métodos de armazenamento de Escrituração
Muitos contadores usar quatro métodos diferentes para armazenar informações contábeis:
Pasta de arquivos: estes são usados para a apresentação de factura, pagamento e contrair informações sobre informações vendors- sobre funcionários individuais, tais como formulários relacionados com folha de pagamento e informações de dados e sobre contas de clientes individuais.
três classificadores: Seu Plano de Contas, General Ledger e Revistas são geralmente mantidos em três classificadores. Mesmo se você usar um sistema informatizado de contabilidade, é uma boa idéia para manter uma cópia deste para o mês mais recentemente fechado e o mês atual em cópia impressa no caso do seu sistema de computador vai para baixo e você precisa verificar rapidamente a informação.
arquivos expansíveis: Estes tipos de arquivos são bons para o gerenciamento de contas pendentes e atividade de fornecedor. Você pode obter arquivos expansíveis alfabéticos para gerenciar pendentes facturas de fornecedores e ordens de compra. Você pode usar 30 dias e 12 meses arquivos expansíveis para o gerenciamento de contas pendentes.
Como contas vêm em você pode colocá-los no arquivo de 12 meses para o mês em que são devidas. Em seguida, mova as contas do mês atual para o arquivo de 30 dias antes do dia em que são devidas. Você pode ser capaz de evitar o uso desses arquivos se você estiver usando um sistema de contabilidade informatizada e configurar o sistema de lembrete de pagamento de contas em seu programa de contabilidade.
Mídias de armazenamento de dados de computador de backup: Se você está mantendo os livros no computador, certifique-se que você faça pelo menos uma cópia de backup de todos os seus dados diariamente e armazená-lo em um lugar seguro - um lugar onde os dados não serão destruídas se houver fogo. Uma boa alternativa poderia ser um pequeno incêndio seguro se sua empresa não tem um built-in de segurança.
Ao manter ou descartar a papelada
Você vai encontrá-lo não leva muito tempo para construir lotes de papel e não tem espaço para armazenar tudo. Felizmente nem tudo tem de ser mantido para sempre. Geralmente qualquer coisa relacionada a declarações de imposto tem que ser mantido por pelo menos três anos, mas uma vez que você já passou três anos, o IRS não pode auditar você a menos que suspeita de fraude. Assim, você pode se livrar da maioria de sua papelada, uma vez que é de quatro anos de idade.
Algumas exceções incluem funcionários. Esses registros que você deve manter até que o empregado deixou o emprego da empresa por pelo menos três anos. O estatuto de limitações para a maioria das ações que podem ser arquivados por um ex-empregado é de três anos depois que eles deixaram.
No quarto ano, você será capaz de se livrar da maioria de sua papelada, mas você pode querer manter certos dados sensíveis por mais tempo. Qualquer informação sobre ativos que ainda são realizadas pela empresa deve ser mantido. Você também deve ter qualquer informação sobre pendências legais. Verifique com seu advogado e seu contador antes de destruir a papelada de idade e ter a certeza de que você não está jogando algo que poderia ser necessário.