Iniciando um novo ciclo de Contabilidade
Você precisa continuar a fazer entradas para o novo ano como você fechar os livros para o ano anterior. Você certamente não quer fechar as portas do seu negócio como se preparar todos os relatórios de fim de ano, como as demonstrações financeiras e relatórios governamentais - afinal de contas, que pode ser um período de dois a processo de três meses.
Se você fizer os livros manualmente, você provavelmente precisa de fácil acesso a dois conjuntos de livros: o ano em curso e ao ano anterior. Em um sistema de escrituração manual, você acabou de começar novas páginas de diário para cada uma das contas ativas. Se você tem algumas contas que não são muito ativos, em vez de iniciar uma nova página, você pode deixar algum espaço para ajustes ou correções, desenhar uma linha, e começar as operações para o novo ano na mesma página.
Se você mantiver seus livros por meio de um sistema informatizado de contabilidade, você pode zerar as contas necessárias para começar o ano novo, deixando os dados para o ano anterior nas contas protegidas por senha, fechadas. Você ainda pode fazer alterações para essas contas fechadas, mas o acesso é limitado às pessoas que conhecem a senha - o mais provável é que você, seu contador, e seu gerente de contabilidade.
Parte da fechando seus livros está começando novos arquivos para cada uma de suas contas. A maioria das empresas manter os dois anos de dados, o ano em curso e ao ano anterior, nos arquivos do escritório no local e colocar os arquivos mais antigos em armazém. Como você começa um novo ano, a caixa de segurança dos seus ficheiros de dois anos de idade para o armazenamento e usar as gavetas recém vazias para novos arquivos do ano novo. Por exemplo, suponha que você está criando arquivos para 2015. Manter os 2014 arquivos facilmente acessíveis em gavetas do armário de arquivo em seu escritório, mas a caixa até os 2013 arquivos para armazenamento. Em seguida, manter seus 2014 arquivos nas gavetas onde os arquivos 2013 tinha sido.
Não há nenhuma regra dura e rápida sobre o armazenamento de arquivos. Você pode achar que você precisa para acessar alguns arquivos regularmente e, portanto, não quero colocá-los no armazenamento. Sem problemas. Retire todos os arquivos relacionados com a actividade em curso e mantê-los no escritório, assim você não tem que correr para a área de armazenamento cada vez que você precisa dos arquivos. Por exemplo, se você tem um caso legal em andamento, você deve manter todos os arquivos relacionados a essa matéria de armazenamento e de fácil acesso.