Convertendo sua contabilidade manual para um sistema informatizado
Se você está convertendo um sistema de contabilidade manual para um sistema informatizado, a sua conversão vai demorar um pouco mais tempo do que apenas começando do zero, porque você precisa ter certeza de seu novo sistema começa com a informação que corresponda aos seus livros atuais. O processo para a inserção de seus dados iniciais varia dependendo do software que você escolheu. Para garantir que você converter corretamente seu sistema de contabilidade, use as informações que vem com o software-ler o manual, reveja as sugestões de inicialização feitas como você configurar o sistema, e escolher os métodos que melhor corresponder ao seu estilo de operar.
A melhor época para converter é no final de um período contábil. Dessa forma, você não terá que fazer um monte de trabalho extra acrescentando transacções que já ocorreram durante um período. Por exemplo, se você decidir para informatizar seu sistema de contabilidade em 15 de março, você tem que adicionar todas as transações ocorridas entre 1 de Março e 15 de março em seu novo sistema. É apenas mais fácil de esperar até 01 de abril para começar, mesmo se você comprar o software em 15 de março Enquanto você pode converter para um sistema informatizado de contabilidade no final de um mês, a sua melhor época para fazer isso é no final de um calendário ou ano fiscal. Caso contrário, você tem que dados de entrada para todos os meses do ano, que passaram.
Sempre que você decidir começar sua contabilidade informatizada, use os dados de seu balancete que você usou para fechar os livros no final do período contabilístico mais recente. No sistema informatizado, digite os saldos para cada uma das contas em seu balancete. Ativo, passivo e capital contas deve ter saldos carry-over, mas as contas de receitas e despesas deve ter saldo zero.
Claro, se você está começando um novo negócio, você não terá um balancete anterior. Em seguida, basta digitar qualquer saldo que você pode ter em suas contas de caixa, quaisquer activos sua empresa pode possuir a inicialização, e quaisquer passivos que a sua empresa já podem dever relativas a despesas de inicialização. Também é possível adicionar quaisquer contribuições de proprietários que foram feitas para começar o negócio começou em contas patrimoniais.
Depois de inserir todos os dados apropriados, execute uma série de relatórios financeiros, como uma demonstração de resultados e balanço, para ter certeza de que os dados são inseridos e formatado o jeito que você gosta. É muito mais fácil para alterar a formatação quando o sistema não está repleto de dados.
Você precisa ter certeza de que você digitou os números certos, então verificar que os relatórios financeiros do novo sistema de contabilidade coincidir com o que você criou manualmente. Se os números são diferentes, agora é a hora de descobrir o porquê. Caso contrário, os relatórios que você faz no final do período contabilístico será errado. Se os números não coincidirem, não assuma o único lugar um erro poderia ser está nos dados inseridos. Você pode achar que o erro está nos relatórios que você desenvolvidos manualmente. Claro, verificar as entradas em primeiro lugar, mas se a demonstração de resultados e balanço ainda não olhar direito, verifique seus balancetes bem.