Como fazer a transição para um Novo Ciclo de Contabilidade
Você certamente não quer fechar as portas do seu negócio como você transição para um novo ciclo de contabilidade e preparar todos os relatórios de fim de ano, como as demonstrações financeiras e relatórios governamentais. Afinal de contas, que pode ser um processo de dois a três meses. Então, você precisa de continuar a fazer entradas para o novo ano como você fechar os livros para o ano anterior.
Se você se preparar livros de contabilidade da sua empresa manualmente, você provavelmente precisa de fácil acesso a dois conjuntos de livros: o ano em curso e ao ano anterior.
Tenha em mente o seguinte quando se lida com as contas da sua empresa no final do ano:
Se você mantiver seus livros utilizando um sistema de escrituração manual, você inicia novas páginas de diário para cada uma das contas ativas. Se você tem algumas contas que não são muito ativos, em vez de iniciar uma nova página, você pode deixar algum espaço para ajustes ou correções, desenhar uma linha, e começar as operações para o novo ano na mesma página.
Se você mantiver seus livros utilizando um sistema informatizado de contabilidade, você pode zerar as contas necessárias para começar o ano novo, deixando os dados para o ano anterior nas contas protegidas por senha, fechadas. Você ainda pode fazer alterações para essas contas fechadas, mas o acesso é limitado a pessoas que sabem a senha.
Parte da fechando seus livros está começando novos arquivos para cada uma de suas contas. A maioria das empresas manter os dois anos de dados, o ano em curso e ao ano anterior, nos arquivos do escritório no local e colocar os arquivos mais antigos em armazém. Como você começa um novo ano, a caixa de segurança dos seus ficheiros de dois anos de idade para o armazenamento e usar as gavetas recém vazias para novos arquivos do ano novo.
Por exemplo, suponha que você está criando arquivos para 2012. Manter os arquivos 2011 facilmente acessíveis em gavetas do armário de arquivo em seu escritório, mas a caixa de segurança dos ficheiros 2010 para armazenamento. Em seguida, manter seus arquivos 2012 nas gavetas onde os arquivos de 2010 tinha sido.
Você pode achar que você precisa para acessar alguns arquivos regularmente e, portanto, não quero colocá-los no armazenamento. Retire todos os arquivos relacionados com a actividade em curso e mantê-los no escritório, assim você não tem que correr para a área de armazenamento cada vez que você precisa dos arquivos. Por exemplo, se você tem um caso legal em andamento, você deve manter todos os arquivos relacionados a essa matéria de armazenamento e de fácil acesso.