Manter documentação necessária para transações em dinheiro de um negócio
Quando se trata de lidar com transações em dinheiro em seu negócio, um monte de papelada muda de mãos. A fim de controlar adequadamente o movimento de dinheiro dentro e fora de sua empresa, a documentação cuidadosa é crítica. E não se esqueça sobre organização- você precisa ser capaz de achar que a documentação se perguntas sobre o fluxo de caixa surgir mais tarde.
Monitoramento de fluxo de caixa não é a única razão que você precisa para manter a papelada. A fim de fazer seus impostos e amortizar despesas de negócio, você tem que ter recibos de despesas. Você também precisa de detalhes sobre o dinheiro que você paga aos funcionários e impostos cobrados para os seus funcionários, a fim de apresentar os relatórios adequados com entidades governamentais.
Criando um sistema de arquivamento
A criação de um sistema de arquivamento bom e saber o que manter e quanto tempo para mantê-lo é muito importante para qualquer empresário. Para começar a configurar o seu sistema de arquivamento, você precisa de alguns suprimentos:
Armários: Essa é auto-explicativo - é difícil ter um sistema de arquivamento, sem nada para manter os arquivos em.. . .
Pasta de arquivos: Use-os para criar arquivos separados para cada um dos seus fornecedores, funcionários e clientes que compram no crédito da loja, bem como arquivos de informações de backup em cada uma das suas transações. Muitos contadores apresentar informações sobre a transação até a data da transação foi adicionado ao seu jornal. Se a transação se refere a um cliente, fornecedor ou funcionário, eles adicionam uma cópia duplicada da transação para os arquivos individuais também.
Se você tem um sistema informatizado de contabilidade, você precisa de arquivar a papelada relacionada com as transações entram em seu sistema de computador. Você ainda deve manter empregado, vendedor, e os arquivos de clientes em cópia impressa apenas no caso de algo correr mal.
três classificadores: Estes ligantes são grandes para coisas como o seu Plano de Contas, o General Ledger, e seu sistema de revistas, porque você vai estar adicionando a esses documentos regularmente e os ligantes tornam mais fácil adicionar páginas adicionais. Certifique-se de numerar as páginas como você adicioná-los à pasta, para que você possa rapidamente detectar uma página perdida.
O número de pastas que você precisa depende de quantas transações financeiras que você tem durante cada período contabilístico. Você pode manter tudo em uma pasta, ou você pode querer criar uma pasta para o Plano de Contas e General Ledger e, em seguida, um aglutinante separado para cada um de seus periódicos ativos.
arquivos expansíveis: Estes são a melhor maneira de manter o controle da atividade de fornecedor atual e todas as contas que podem ser devidos. Certifique-se de que você tenha o seguinte:
arquivo alfabética: Use este arquivo para acompanhar todas as suas ordens de compra pendentes pelo fornecedor. Depois de preencher a ordem, você pode registrar todos os detalhes sobre essa ordem no processo individual do fornecedor em questões de caso sobre surgir a ordem mais tarde.
Um arquivo de 12 meses: Use este arquivo para manter o controle de contas que você precisa pagar. Basta colocar o projeto de lei na ranhura para o mês que é devido. Muitas empresas também usar um arquivo expansível de 30 dias. No início do mês, as contas são colocadas no arquivo expansível de 30 dias com base nas datas que eles precisam ser pagos. Esta abordagem fornece um lembrete visual rápida e organizada para as contas que são devidos.
Se você estiver usando um sistema informatizado de contabilidade, você provavelmente não precisa dos arquivos expansível porque o seu sistema de contabilidade pode lembrá-lo quando as contas são devidas (contanto que você adicionou a informação para o sistema quando o Bill chegou).
discos de computador em branco ou outros meios de armazenamento: Use-os para fazer backup de seu sistema informatizado em uma semana ou, melhor ainda, diariamente. Mantenha os discos de backup em um cofre de incêndio ou algum lugar que não será afetado se o negócio é destruído por um incêndio. (A segurança de fogo é uma obrigação para qualquer negócio-que é a melhor maneira de manter dados financeiros críticos segura.)
Descobrir o que manter e por quanto tempo
A pilha de papéis que você precisa para segurar pode ficar muito grandes muito rapidamente. Como vêem seus arquivos ficando mais espessa e mais grosso, a maioria das pessoas de negócios de saber o que eles podem atirar, o que eles realmente precisam para manter, e quanto tempo eles precisam para mantê-lo.
Você deve manter a maioria papelada relacionada com a operação durante o tempo que o homem do imposto pode vir e auditar os seus livros. Para a maioria dos tipos de auditorias, que é de três anos depois de arquivar seu retorno. Mas se você não conseguiu apresentar declarações de impostos ou impostos arquivados de forma fraudulenta, você pode ser questionada pelo IRS a qualquer momento porque não há nenhum estatuto de limitações nesses casos.
Você também pode precisar de informações de prova de compra para sua companhia de seguros se um ativo está perdido, roubado ou destruído por um incêndio ou outro acidente.
Você precisa agarrar a informação sobre qualquer empréstimo de negócio até que ele é pago, apenas no caso de as questões bancárias quanto você paga. Depois que o empréstimo é pago, não se esqueça de manter a prova do pagamento indefinidamente no caso de uma pergunta sobre o empréstimo que nunca surge.
Informações sobre imóveis e outros haveres em ativos também devem ser mantidos em torno de enquanto você manter o ativo e durante pelo menos três anos após a sua liquidação.
É necessário manter as informações sobre os empregados por pelo menos três anos após as folhas de empregados (no caso de quaisquer ações legais surgem sobre o tempo de serviço do funcionário).
Em geral, manter as informações sobre todas as transações para cerca de três anos. Depois disso, fazer uma lista de coisas que você quer segurar mais tempo, tais como posse de bens e informações de empréstimo. Verifique com o seu advogado e contador para obter as suas recomendações sobre o que manter e por quanto tempo.