Controlar estoques e suprimentos faturamento em seu negócio
Eventualmente, você tem que pagar tanto para o inventário e os suprimentos que você compra para o seu negócio. Estas contas são normalmente enviados para contas a pagar quando chegam, e eles são pagos quando devidos. Um grande pedaço do dinheiro pago de sua conta de dinheiro é na forma de os cheques enviados para pagar as contas devidas em contas a pagar.
Você precisa ter controles cuidadosos durante os cinco principais funções de contas a pagar:
Entrando as contas a serem pagas no sistema de contabilidade
Preparar cheques para pagar as contas
Assinando cheques para pagar as contas
O envio de cheques de pagamento aos fornecedores
Conciliar a conta corrente
Em seu negócio, é provável que a pessoa que entra nas contas a serem pagas no sistema também prepara os cheques de pagamento, mas as outras tarefas deve ser feito por outra pessoa. Você nunca deve permitir que a pessoa que prepara a seleção para rever as contas a pagar e assinar os cheques, a menos que essa pessoa é você, o proprietário da empresa.
A pessoa que assina os cheques devem analisar cuidadosamente o que está sendo pago, verificar que as aprovações de gestão adequados para o pagamento são mostrados nessa papelada, e confirmar que o montante a ser pago é preciso. Você deve também responsabilidades distintas para ter certeza de que a pessoa que concilia sua conta corrente não está a preparar ou assinar cheques.
Adequadamente a gestão de contas a pagar pode salvar a sua empresa um monte de dinheiro, evitando multas por atraso ou juros e, aproveitando os descontos oferecidos para pagamento antecipado. Se você estiver usando um sistema informatizado de contabilidade, o vencimento da fatura e qualquer informação de desconto deve ser inserido no momento em que receber a inventário ou suprimentos (veja a figura a seguir para saber como gravar esta informação).
Se você está trabalhando com um sistema de papel em vez de um sistema informatizado de contabilidade, você precisa configurar alguma maneira de ter certeza de que você não perca bill datas de vencimento. Muitas empresas usam dois arquivos de acordeão: um que é criado pelo mês e outro que é criado a cada dia.
Quando um projeto de lei vem em primeiro lugar, ele é colocado no primeiro arquivo acordeão acordo com o mês em que é devido. No primeiro dia do mês, as Contas a Pagar secretário puxa todas as contas devidas nesse mês e coloca-los no arquivo de acordeão diariamente com base na data em que o projeto de lei é devido. cheques de pagamento são, então, enviados em tempo para chegar no escritório do vendedor na data de vencimento.
Em alguns casos, as empresas oferecem um desconto se as suas contas são pagas no início. Como você pode ver na figura, os termos do desconto para o fornecedor, placas Unlimited, é # 147-2% 10 Net 30. # 148- Isso significa que, se a conta é paga em 10 dias, a empresa fornecedor pode tomar um discount- 2 por cento de outra forma, o montante devido deve ser pago integralmente em 30 dias.
O montante total previsto para o projeto mostrado na figura é de R $ 1.000. Se a empresa paga a conta em dez dias, pode demorar um desconto de 2 por cento, ou US $ 20. Isso pode não parecer muito, mas se a sua empresa compra $ 100.000 do estoque e suprimentos em um mês e cada fornecedor oferece um desconto semelhante, você pode economizar US $ 1.000. Ao longo de um ano, descontos em compras pode salvar sua empresa uma quantidade significativa de dinheiro e melhorar seus lucros.