Principais Funções de um guarda-livros para pagar contas
Depois de gravar transações de compra para um negócio, o contador assume a responsabilidade primária para certificar-se de que as contas são pagas tanto para o inventário e os suprimentos comprados. Normalmente, você vai postar as contas a contas a pagar quando eles chegam, arquivá-los no mês ou o dia a ser pago, e pagar-los quando eles são devidos.
Há cinco funções-chave para pagar as contas:
Entrando as contas no sistema de contabilidade
Preparando os cheques para pagar as contas
Assinando os cheques
Enviando o pagamento aos fornecedores
Conciliar a conta corrente
Uma pessoa não deve ser responsável por todas estas tarefas. Na verdade, a pessoa que entra nas contas no sistema de contabilidade e prepara os cheques nunca deve ser o único com autoridade para assinar os cheques.
Para ser ainda mais cuidadosa sobre o controle de caixa, é uma boa idéia ter uma terceira pessoa rever os controlos contra as contas devidas e realmente enviar os cheques assinados para os vendedores. Ao separar essas tarefas, você minimizar o risco de que os fundos de negócios será usado indevidamente.
A função chave do Contas a Pagar é manter o controle de quaisquer descontos sua empresa pode ser capaz de tomar. Por exemplo, às vezes uma empresa vai oferecer um desconto de 2 por cento sobre um projeto de lei se for pago dentro de 10 dias e esperam o pagamento integral entre 10 dias e 30 dias. Poderia haver uma penalidade de mora de 1,5 por cento de juros para os pagamentos recebidos após 30 dias. O revisor de faturas deve organizar as contas a pagar-lhes a tempo de aproveitar o desconto e salvar seu dinheiro da empresa.