Verificar os registros de diário informatizada para o seu negócio

Embora você não tem que fechar as páginas de revistas se você manter seus livros utilizando um sistema informatizado de contabilidade, executando uma verificação in loco (no mínimo) do que você tem em seus registros em papel versus o que você tem no seu computador é uma inteligente mover.

Para fazer essa comparação, basta executar uma série de relatórios que utilizam seu sistema de contabilidade informatizada e, em seguida, certifique-se de que os registros de computador coincidir com o que você tem em seus arquivos.

Contas a Pagar relatórios

Em QuickBooks, ir para o Navigator Relatório e clique em fornecedores Contas a pagar. A primeira seção da página de navegador, mostrado na figura a seguir, é chamado de A / P Aging (devido e contas em atraso). Esta seção oferece três relatórios possíveis:

• Resumo, o que mostra o quanto é devido para cada fornecedor

• Detalhe, o que dá uma lista de contas devidas e vencidas

• Contas a Pagar Graph, um gráfico que ilustra suas contas pendentes

  
  QuickBooks permite que você execute uma série de relatórios relativos a fornecedores e contas a pagar.

A figura a seguir mostra o tipo de detalhe que você começa quando você seleciona o relatório de detalhes. O relatório Detalhe é dividido em:

• contas correntes

• Contas em atraso de 1 a 30 dias

• Contas vencidas até 31 a 60 dias

• Contas em atraso por 61 a 90 dias

• Contas em atraso por mais de 90 dias

Obviamente, qualquer coisa nas duas últimas colunas - vencido há mais de 60 dias - é uma má notícia. Você pode esperar um fornecedor ou fornecedor cujo contas aparecem nestas colunas para cortá-lo logo fora de crédito adicional até que sua conta é up-to-date.

Você também pode usar as informações no relatório de detalhes para verificar se as notas de papel que você espera de ser pago em arquivos de fornecedores coincidir com o que você tem no seu computador. Você não precisa verificar cada conta, mas é uma boa idéia para fazer um ponto de verificação de diversas contas. O objetivo é verificar a exactidão dos seus registos, bem como certificar-se de que a entrada e ninguém está pagando duplicado ou contas inexistentes.

Quando se trata de fluxo de caixa para fora do negócio, manter um controlo rigoroso dos que realmente pode assinar cheques e como as informações que explica esses controlos é gravado. É importante direitos separados para proteger cada aspecto de seu sistema de contabilidade da corrupção.

Contas a Receber relatórios

Você também pode executar relatórios que mostram as informações gravadas em suas contas de contas a receber. A figura a seguir mostra uma lista de possíveis relatórios para executar a partir dos Clientes A página recebíveis.

Além dos resumos, detalhes e relatórios de contas a receber Graph, você também pode executar um relatório para Abertas Facturas, que lista as faturas pendentes de clientes ou declarações, e coleções, que lista não apenas os clientes em atraso, mas também quanto eles devem e seu contato em formação.

Mais uma vez, executando verificações pontuais em algumas contas de clientes para ter certeza de seus registros em papel de suas contas coincidir com a informação em seu sistema informatizado é uma boa idéia. Há sempre uma chance de que a compra de um cliente foi inserido em erro no computador, e você pode acabar enviando o projeto de lei para a pessoa errada.

Outros relatórios informatizados

Além de manter as contas reais, tais como contas a pagar ou contas a receber, o seu sistema informatizado de contabilidade mantém um diário de todas as operações da sua empresa. Esta revista contém (s) detalhes sobre todas as suas transações ao longo de um período de tempo especificado e as contas que foram impactados por cada transação. A figura a seguir é uma página de amostra diário informatizado.

Se você precisa ser lembrado de como você gravou uma transação em seu sistema informatizado de contabilidade, execute o relatório de Histórico por data, isolando todas as transações que ocorreram em um determinado momento. Execução de um relatório por data pode ser uma ferramenta útil se você está tentando localizar a origem de um erro em sua livros- se você encontrar uma transação questionável, você pode abrir o detalhe de que a transação e ver como ele foi inserido e onde você pode encontrar o material original.