Resumindo entradas de diário para verificar a precisão
O primeiro passo para verificar a precisão em seus diários de contabilidade é resumi-los, que é totalizando principalmente todas as colunas na revista. Este processo resumo lhe dá totaliza para as contas de ser rastreado por cada revista.
Resumindo o jornal Contas a Receber
Resumindo o jornal Contas a Receber dá-lhe um total de todas as transações para esse período que envolviam contas de crédito do cliente. A figura abaixo mostra um resumo de uma revista Contas a Receber.
A revista conta de clientes inclui as transações do diário de vendas (onde as compras dos clientes sobre o crédito da loja aparecem pela primeira vez) e da revista Recebimentos (onde os pagamentos dos clientes em relação a suas contas de crédito da loja aparecem pela primeira vez), bem como quaisquer notas de crédito para devoluções de clientes.
Quando você resumir o jornal Contas a Receber, você recebe um saldo final, um equilíbrio que mostra o total de toda a atividade financeira registada nessa revista. A figura mostra um saldo de fechamento de US $ 2.240, que é o montante em dívida dos clientes.
Cada transação no jornal deve ter um número de referência ao lado dele, que lhe diz onde o detalhe para que a transação aparece em primeiro lugar nos livros. Você pode precisar de rever esta informação mais tarde, quando você está provando os livros. Quando você verificar se há erros no jornal, pode ser necessário rever as informações fonte original utilizado para introduzir algumas transações.
Além da revista Contas a Receber, você também tem páginas de revistas individuais que detalham as compras de cada cliente sobre o crédito da loja e todos os pagamentos feitos para essas compras. No final de um período de contabilidade, preparar um envelhecimento resumo detalhando todas as contas de clientes pendentes. Este relatório mostra que o dinheiro é devida por clientes e quanto tempo ele tem sido devido.
Para o propósito de provar os livros, o relatório de envelhecimento é um resumo rápido, que assegura que o cliente informações de contas coincide com o que está na revista Contas a Receber. A tabela a seguir mostra o que um resumo de envelhecimento seria semelhante para o período de tempo.
| Cliente | Atual | 31-60 Dias | 61-90 Dias | > 90 dias |
|---|---|---|---|---|
| S. Smith | $ 300 | |||
| J. Doe | $ 100 | $ 300 | $ 200 | |
| H. Harris | $ 500 | $ 240 | ||
| M. Man | $ 400 | $ 200 | ||
| Total | $ 1.300 | $ 740 | $ 200 |
Neste Contas a Receber amostra Resumo Envelhecimento, o montante total em dívida de clientes corresponde ao saldo total na revista Contas a Receber. Portanto, todas as contas de clientes foram inseridos com precisão nos livros, eo contador não deve encontrar quaisquer erros relacionados a contas de cliente ao executar um balancete.
Se você encontrar uma diferença entre a informação em seu diário e seu resumo envelhecimento, reveja suas transações de conta de cliente para encontrar o problema. Um erro pode ser o resultado de:
Gravando uma transação de venda sem gravar os detalhes dessa transação na conta do cliente
Gravando uma compra diretamente na conta do cliente sem adicionar o valor da compra para a revista Contas a Receber
Gravação de pagamento de um cliente na conta do cliente sem gravar o recebimento de dinheiro na revista Contas a Receber
Gravação de pagamento de um cliente na revista Contas a Receber sem gravar o recebimento de dinheiro no registro da conta do cliente
Resumindo o Contas a Pagar jornal
O processo de resumir e fechar as Contas a Pagar jornal é semelhante ao da revista Contas a Receber. Para contas a pagar, você pode preparar um resumo envelhecimento para suas contas pendentes também. Esse resumo deve ficar parecido com o seguinte quadro:
| Fornecedor | Atual | 31-60 Dias | 61-90 Dias | > 90 dias |
|---|---|---|---|---|
| American Bank | $ 150 | |||
| Realty de Carol | $ 800 | |||
| Mercadorias Papel de Helen | $ 250 | |||
| Fornecimentos para padarias de Henry | $ 500 | |||
| placas ilimitados | $ 400 | $ 200 | ||
| Total | $ 1.350 | $ 950 |
O total de contas pendentes sobre as Contas a Pagar Resumo Envelhecimento deve corresponder ao total apresentado no Contas a Pagar sumário da revista para o período de contabilidade. Se o seu caso corresponder, você está pronto para um balancete. Se não o fizerem, você deve descobrir a razão para a diferença antes de fechar o jornal Contas a Pagar. O problema pode ser o resultado de:
Gravação de um projeto de lei devido nas Contas a Pagar jornal sem gravá-lo na conta do fornecedor
Gravação de um projeto devido na conta do fornecedor, sem gravá-la na Contas a Pagar jornal
Fazendo um pagamento ao fornecedor, sem gravá-la na Contas a Pagar jornal
Fazendo um pagamento ao fornecedor e gravá-lo no Contas a Pagar jornal, mas negligenciar a gravá-lo na conta do fornecedor
Corrigir quaisquer problemas que você encontrar antes de fechar o jornal. Se você sabe que você pode estar trabalhando com dados incorretos, não tentar fazer um balancete, porque esse equilíbrio vai conter erros e você não será capaz de gerar relatórios financeiros precisos.