Como manter uma boa Accounting Controla com QuickBooks 2011
Muitas empresas, depois de crescer até um certo tamanho, precisa suportar múltiplos usuários QuickBooks com acesso a informação contabilística e a capacidade, em alguns casos, para criar operações contabilísticas. Infelizmente, ter vários usuários do sistema de contabilidade cria um risco para o proprietário da empresa.
Por ter acesso a QuickBooks, os usuários podem inadvertidamente introduzir erros no sistema de contabilidade ou, infelizmente, fraudar intencionalmente um negócio. Aqui está uma lista de algumas técnicas de controle de QuickBooks que um empresário ou gerente de negócios pode usar para minimizar erros involuntários e a oportunidade para roubo:
Regularmente comparar as contagens de inventário físico com registros de contabilidade de inventário. Esta abordagem realiza duas coisas:
encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
O proprietário da empresa pode minimizar a falta de inventário, identificando o tipo de inventário que é mais frequentemente roubados ou até mesmo quando o estoque é mais frequentemente roubados.
Reconciliar contas bancárias. Uma coisa que os empresários devem fazer é conciliar as suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo do empregado pelo pessoal da contabilidade ocorre como empregados descobrir como cheques em conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Se o proprietário reconcilia o extrato bancário, ela pode comparar a contabilidade do banco para a conta com registros de contabilidade de QuickBooks da empresa.
Segregar contabilidade pela custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil sempre separar a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física para essa atividade. Onde quer que você pode segregar a custódia física da contabilidade, uma verificação de erros built-in ocorre. A pessoa que faz as verificações de contabilidade indiretamente sobre os cuidados do ativo dos guardiões físicas. Você pode pedir seu CPA para ajudar na concepção de formas para segregar a custódia física dos ativos de direitos de contabilidade e contabilidade.
treinar funcionários como usar QuickBooks. Você deve treinar funcionários para usar QuickBooks se você tem uma empresa de qualquer tamanho por duas razões básicas:
Alguém que sabe como usar QuickBooks é menos propensos a fazer erros involuntários.
registros contábeis Sujo camuflar o roubo do empregado. Formação não significa apenas registros contábeis mais precisos, mas também que você é menos propensos a ter um ambiente propício ao roubo ou apropriação indébita.
Gerir o seu sistema de contabilidade QuickBooks. Um sistema de contabilidade deve ser uma ferramenta que você usa para gerenciar melhor o seu negócio. Para que o sistema funcione, você precisa gerenciar esse sistema. Você pode muito facilmente ter certeza de que as pessoas estão fazendo o tipo de coisas que é suposto estar a fazer através da criação de algumas listas de verificação simples. Você pode usar estes como pontos de partida para a construção de sua própria lista de coisas que o funcionário de contabilidade ou gerente de escritório deve fazer a cada mês ou no final de cada ano.
A Contabilidade Mensal Amostra To-Do List
Dados de backup e movido offsite
contas bancárias conciliadas
Todas as facturas, notas de crédito, declarações de fora
Quaisquer contas de ordem limpa
demonstrações financeiras entregues
Exceções relatados (por exemplo, facturas em atraso, contas, ordens de compra, sob abastecido itens de estoque)
A contabilidade anual por amostragem To-Do List
Ajuste balancete
Gravar CD com números de final de ano para registro permanente
Considere a limpeza de arquivos de dados se eles são enormes
Fechar ano, quando realmente feito