5 Controles Contábeis Boas que minimizem Theft
Aqui está um resumo de cinco poderosas técnicas para minimizar os problemas que surgem quando você tem pessoas com diferentes níveis de habilidade e níveis de confiança que trabalham com os seus dados QuickBooks:
Regularmente comparar as contagens de inventário físico com registros de contabilidade de inventário. Uma das coisas que você pode fazer, tanto para minimizar suas perdas de inventário e mantêm registros contábeis precisos, é comparar regularmente contagens físicas de seu inventário com o que os seus registos contabilísticos.
Esta abordagem para contando com freqüência o mais valioso e mais fácil de roubar itens realiza duas coisas:
encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
O proprietário da empresa pode minimizar a falta de inventário, identificando o tipo de inventário que é mais frequentemente roubados ou até mesmo quando o estoque é mais frequentemente roubados.
Reconciliar contas bancárias. Outro método que os empresários devem usar é conciliar as suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo do empregado pelo pessoal da contabilidade ocorre como empregados descobrir como cheques em conta bancária da empresa que o proprietário não vê.
Uma maneira de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é ter o proprietário conciliar o extrato bancário. Além disso, quaisquer transacções suspeitas, esquisito tendem a tornar-se óbvio quando o proprietário da empresa olha atentamente para cheques.
Segregar contabilidade pela custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, é difícil sempre separar a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física para essa atividade.
Por exemplo, é difícil separar a contabilidade do inventário de custódia física ou o acesso a esse inventário. Um funcionário da loja, por exemplo, pode facilmente ser capaz de roubar cigarros e também ajustar registros de inventário através de vendas do registo de dinheiro para os cigarros. No entanto, onde quer que você pode segregar a custódia física da contabilidade, uma verificação de erros built-in ocorre. A pessoa que faz as verificações de contabilidade indiretamente sobre os cuidados do ativo dos guardiões físicas.
treinar funcionários no uso de QuickBooks. Você deve treinar funcionários para usar QuickBooks se você tem uma empresa de qualquer tamanho por duas razões básicas:
Primeiro, alguém que sabe como usar QuickBooks é menos propensos a fazer erros involuntários.
Em segundo lugar, registros contábeis confusas camuflar o roubo do empregado.
Feche o arquivo de QuickBooks. Embora você não é obrigado a fechar o ano fiscal em QuickBooks, você ainda pode querer fazer isso para manter a integridade dos seus dados. Veja como:
Escolha o comando Edit-Preferências
Selecione aspectos contabilísticos da Empresa guia Preferências
Clique no botão Data de Encerramento Definir Data / senha.
Quando QuickBooks pede-lhe, especifique uma data de encerramento e senha.
Depois de fornecer essas informações, QuickBooks proíbe ou limita os usuários de alterar ou fazer transações datado antes da data de encerramento.