Como planejar sua QuickBooks 2013 Sistema

Se você entender um par de itens do grande-retrato - o que a contabilidade faz eo que a contabilidade sistemas não - desde o início, você vai descobrir que o processo de instalação QuickBooks 2013 faz muito mais sentido.

O que faz a contabilidade

Pense sobre o que a contabilidade faz. As pessoas podem discutir sobre os pequenos detalhes, mas a maioria concorda que a contabilidade faz as seguintes quatro coisas importantes:

  • Medidas de lucros e perdas

  • Relatórios sobre a situação financeira de uma empresa (seus ativos, passivos e patrimônio líquido)

  • Fornece registos detalhados dos ativos, passivos e contas de capital próprio

  • Fornece informações financeiras para as partes interessadas, especialmente para a gestão

O que sistemas de contabilidade fazer

Agora, dê uma breve olhada em sistemas que contabilísticos, ou pelo menos para o que os sistemas de contabilidade de pequenas empresas - normalmente fazem:

  • Produzir demonstrações financeiras, incluindo demonstrações de resultados, balanços e outros relatórios contábeis.

  • Gerar formulários comerciais, incluindo cheques, cheques de pagamento, facturas, declarações de clientes, e assim por diante.

  • Manter registros detalhados de contas-chave, incluindo dinheiro, contas recebíveis (Valores que os clientes devem a uma empresa), contas a pagar (Valores que uma empresa deve aos seus fornecedores), itens de estoque, imobilizado, e assim por diante.

  • Executar funções de gerenciamento de informações especializadas. Por exemplo, na indústria editorial, editoras de livros muitas vezes pagam autores royalties. Então contabilização de realeza é uma tarefa que reservar sistemas de contabilidade dos editores normalmente deve fazer.

O que QuickBooks 2013 faz

Ok, depois de entender o que a contabilidade faz eo que a contabilidade sistemas normalmente não, você pode ver com alguma perspectiva que QuickBooks faz:

  • Produz demonstrações financeiras

  • Gera muitas formas comuns de negócios, incluindo cheques, cheques de pagamento, faturas de clientes, declarações de clientes, notas de crédito e ordens de compra

  • Mantém registros detalhados de um punhado de contas-chave: caixa, contas a receber, contas a pagar e inventário em configurações simples

QuickBooks faz três das quatro coisas que você esperaria de um sistema contabilístico que fazer. O QuickBooks não fornecer o material de contabilidade especializado. Por exemplo, QuickBooks não faz contabilidade realeza.

O que QuickBooks 2013 não faz

Então QuickBooks faz três das quatro coisas que os sistemas de contabilidade fazer, mas ele não faz tudo. QuickBooks é muitas vezes uma solução de contabilidade incompleta. Tenha cuidado, portanto, sobre a definição de suas expectativas. Normalmente, você também precisa descobrir soluções para alguns de seus requisitos contábeis especiais.

QuickBooks dá aos usuários e empresas uma grande flexibilidade. Então, voltando ao exemplo anterior, uma editora pode fazer muito do que ele precisa fazer para a contabilidade de direitos autorais em QuickBooks. Este trabalho de contabilidade royalties simplesmente requer uma certa quantidade de mexer durante a instalação do QuickBooks.

No entanto, QuickBooks (ou pelo menos as versões mais populares de QuickBooks) sofre de um par de deficiências significativas:

  • QuickBooks Pro não fornece uma boa maneira de lidar com a fabricação de inventário. No entanto, QuickBooks Premier e QuickBooks Enterprise Solutions suportam contabilidade da manufatura simples. E QuickBooks Enterprise Solutions fornece alguma capacidade adicional de gestão de inventário (vários sites de inventário, lote e rastreamento de número de série e FIFO custando) como parte de sua característica avanço Inventory.

    (Essas versões do QuickBooks ajudá-lo a explicar o processo de transformar matérias-primas em produtos acabados e também lidar com algumas complexidades de inventário da vida real.)

  • Apenas QuickBooks Enterprise Solutions lida com a situação de armazenamento de estoque em vários locais. Em outras palavras, QuickBooks Pro e QuickBooks Premier simplesmente mostrar, por exemplo, que você tem 3.000 widgets. Ele não permite que você acompanhar o fato de que você tem 1.000 Widgets no armazém, 500 de widgets na loja A, e 1.500 de widgets na loja B.

Apesar do fato de que QuickBooks pode ser uma solução incompleta e não pode lidar com o inventário do jeito que você quer ou precisa, QuickBooks ainda é uma solução muito boa. O que QuickBooks faz, faz muito bem. Considere o fato de que QuickBooks será em torno de um longo, longo tempo.

É muito mais provável que um produto de software de contabilidade com 600 usuários, por exemplo, será descontinuado em vez de um produto como o QuickBooks, que tem 4.000.000 clientes.

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