5 Contabilidade Controls para QuickBooks
Aqui está um rápido resumo de cinco poderosas técnicas para minimizar os problemas que surgem quando você tem pessoas com diferentes níveis de habilidade e confiança a trabalhar com os seus dados QuickBooks:
Regularmente comparar as contagens de inventário físico com registros de contabilidade de inventário. Uma coisa que você pode fazer, tanto para minimizar suas perdas nos estoques e manter registros contábeis precisos, é regularmente comparar contagens físicas de seu inventário com o que os seus registos contabilísticos. contando com freqüência o mais valioso e mais fácil de roubar itens realiza duas coisas:
encolhimento de inventário é rapidamente identificado.
O proprietário da empresa pode minimizar a falta de inventário, identificando o tipo de inventário que está mais frequentemente roubados ou até mesmo quando o estoque é mais frequentemente roubados.
Reconciliar contas bancárias. Outra coisa os empresários devem fazer, na minha opinião, é conciliar as suas próprias contas bancárias. Muitas vezes, o roubo do empregado pelo pessoal da contabilidade ocorre como empregados descobrir como cheques em conta bancária da empresa que o proprietário não vê. Uma maneira de encontrar uma transação fictícia e fraudulenta é ter o proprietário conciliar o extrato bancário. Além disso, quaisquer transacções suspeitas, esquisito tendem a tornar-se óbvio quando o proprietário da empresa olha atentamente para cheques.
Segregar contabilidade pela custódia física sempre que possível. Em uma pequena empresa, nem sempre é fácil separar a contabilização de alguma atividade da custódia física ou responsabilidade física para essa atividade. Por exemplo, é difícil separar a contabilidade do inventário de custódia física ou o acesso a esse inventário. Um funcionário da loja, por exemplo, pode ser capaz de roubar cigarros facilmente e também ajustar registros de inventário por meio de vendas caixa registradora para os cigarros. No entanto, onde quer que você pode segregar a custódia física da contabilidade, built-in verificação de erro ocorre. A pessoa que faz as verificações de contabilidade indiretamente sobre os cuidados do ativo dos guardiões físicas.
treinar funcionários no uso de QuickBooks. Você deve treinar funcionários para usar QuickBooks se você tem uma empresa de qualquer tamanho, por duas razões básicas: Alguém que sabe como usar QuickBooks é menos propensos a fazer erros involuntários e registros contábeis confusas roubo de camuflagem empregado.
Feche o arquivo de QuickBooks. Aqui está uma técnica definitiva vale a pena considerar. Embora você não é obrigado a fechar o ano fiscal em QuickBooks, você ainda pode querer fazer isso para manter a integridade dos seus dados. Veja como: Escolha o comando Edit-Preferências, selecione Contabilidade, selecione a guia Preferências da empresa, e, em seguida, clique no botão Data de Encerramento Definir Data / senha. Quando QuickBooks pede-lhe, especifique uma data de encerramento e senha. Depois de fornecer essas informações, QuickBooks proíbe ou limita os usuários de alterar ou fazer transações datado antes da data de encerramento.