Usando trilhas de auditoria em QuickBooks
Se você decidir para permitir o acesso a vários utilizadores o arquivo de dados QuickBooks, você pode querer ativar o recurso QuickBooks Audit Trail. O recurso Audit Trail permite que você mantenha um registro de quem faz o que muda para o arquivo de dados QuickBooks. Se você tiver mais de uma pessoa alterando as informações em QuickBooks - em outras palavras, você tem vários usuários que trabalham com o arquivo de dados QuickBooks - você deve selecionar a caixa de seleção Use trilha de auditoria. Esteja ciente de que a utilização do Audit Trail retarda QuickBooks um pouco. Para esta degradação no desempenho, no entanto, você tem um registro permanente de quem faz o quê no QuickBooks.
Se você arquivar um arquivo empresa e indicam que o arquivo da empresa deve ser condensado, QuickBooks limpa a trilha de auditoria antes das "transações fechadas removidos em ou antes de" data. Em outras palavras, para o período de tempo em que QuickBooks remove transações antigas, fechado, ele também remove a trilha de auditoria dessas operações.
Para ativar o recurso de QuickBooks Audit Trail, siga estes passos:
1. Escolha o comando Preferências do menu Editar.
QuickBooks exibe a caixa de diálogo Preferências.
2. Indicar que você deseja alterar uma preferência de contabilidade para o arquivo de dados da empresa.
Para indicar que você deseja usar as preferências de contabilidade, use a barra de ícones pela borda esquerda da caixa de diálogo Preferências para selecionar o conjunto de contabilidade de preferências. (O ícone Preferências de Contabilidade aparece no topo da lista.) Após fazer isso, clique na guia Preferências da empresa.
3. Indicar que você deseja usar uma trilha de auditoria.
Para dizer QuickBooks que você deseja usar uma trilha de auditoria, marque a caixa de seleção Usar trilha de auditoria e clique em OK. Desse ponto em diante, QuickBooks mantém um registro de quais usuários fazer alterações na sua contabilidade.
Para produzir um relatório de auditoria Trail, basta escolher comando Contabilidade e Impostos do menu Relatórios e, em seguida, selecione o comando Audit Trail no submenu.