10 chaves a usar tecnologia para gerenciar pequenas empresas Registros

proprietários de pequenas empresas em todos os lugares têm abraçado a tecnologia para gerenciar seus registros, se é o agendamento de compromissos, criação de correspondências, registrando operações de negócios, processamento de folha de pagamento, controle de estoque, ou mais. Enquanto as empresas não tenham ido # 147 sem papel, # 148- estes reconheceram as vantagens de usar a tecnologia para manter organizado. Se você ainda está acorrentado ao uso de papel, pode ser hora para que você use as dez teclas a seguir para rendas representante do papel com arquivos eletrônicos.

Usar o Outlook para manter o controle de compromissos, tarefas e projetos

O calendário de papel que vai onde quer que vá é útil, mas você já tentou usar o recurso de calendário em um programa de software? Com um calendário computadorizado, você pode inserir uma consulta uma vez e configurá-lo para repetir diária, semanal, bi-semanal ou mensal, e você pode definir lembretes automáticos - tarefas que você não pode fazer em seu calendário de papel. Aqui está outro bônus: Com o software como o Outlook, todos os membros de sua equipe podem compartilhar calendários.

Digitalizar cartões de negócios e transferir suas informações em listas de contatos do Outlook

Você está cansado de ter que arar o seu caminho através de seu Rolodex ou uma enorme pilha de cartões de visita para encontrar um número de telefone ou endereço de e-mail? Bem, você pode afastar de qualquer versão deste pesadelo que você enfrenta. Como? Execute cada cartão de visita através de um scanner que inclui software para converter as informações sobre o cartão na lista de contatos no Outlook. Depois, você pode encontrar a informação que você procura com uma operação de Localizar.

Converter documentos em arquivos .pdf da Adobe

MS Word tem uma opção para salvar arquivos como. pdfs. O processo é indolor. Com um documento do Word aberto, escolha FileSave AsSave como tipo e clique na seta para baixo na extremidade direita. Role a lista, realce PDF e clique em Salvar (ao lado de Cancelar na parte inferior da caixa).

Qual é a grande coisa sobre pdfs? Você já não tem que se preocupar se alguém tem a versão correta do software para ler o arquivo. Qualquer computador com o Adobe Reader pode abrir qualquer arquivo .pdf.

Você também pode digitalizar cartas, faturas, anúncios - quaisquer documentos que se encaixam seu scanner - e guardá-las como PDFs. Apenas certifique-se de que você definir o scanner para o tipo de arquivo .pdf antes da digitalização do documento.

Criar mestres de documentos usados ​​freqüentemente

Quando você usa freqüentemente essencialmente a mesma carta, mas com pequenas alterações, manter um arquivo mestre nisso em seu computador. Então, quando você precisa do documento, abra o documento principal, faça as alterações, e imprimir o documento. Lembre-se de salvar o arquivo com um nome diferente para que o mestre não é alterado.

Use o software de contabilidade para criar faturas e ordens de compra

Você não tem que folhear armários cheios de facturas ou pedidos de compra mais. Use o software de contabilidade, tais como QuickBooks ou sábio 50 para criar esses documentos. Você pode precisar de imprimir e documentos de correio a um cliente, mas o arquivo real vai ficar- não in-monopolizando o espaço cabinets- apresentação, mas no seu computador onde encontrar uma factura é uma questão de digitar algumas teclas.

Automatizar cartões de tempo, faturamento de projeto e processamento de folha de pagamento

Você pode substituir socos e cartões de tempo de processamento com clock eletrônico e processamento de folha de pagamento. Pense no tempo salvos e os erros evitados. Um empregador diz que sua empresa cortou o processamento da folha de pagamento a partir de 6 horas para 45 minutos usando o software de cartão de ponto. Agora que é um grande feito.

E se a confiabilidade é um problema para o seu negócio, você pode comprar um programa de software que exige que cada empregado para colocar um dedo em um scanner quando começa e termina o horário de trabalho! Este fingerprinting soa como um filme de ficção científica, não é?

inventário trilha eletronicamente

Se o seu pequeno negócio envolve inventário, utilizando a tecnologia é o único caminho a percorrer. Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) permite que sua empresa para manter um registro preciso de estoques, atender aos pedidos de forma mais rápida, encomendas de navios sem problemas, e conta com precisão porque tudo é controlado por computador. Você pode gerenciar todos os processos, o uso de rótulos e números na tela do computador.

compras de registro e detalhes do produto sobre os ativos em uma planilha ou banco de dados

Quando você comprar equipamentos ou outros activos, gravar a compra e os detalhes do produto em uma planilha ou banco de dados. Com todas as informações na ponta dos dedos, você pode entrar em contato com o fornecedor com quaisquer problemas ou rapidamente concordância seus ativos para uma demonstração financeira ou responder a um pedido de informações de ativos do banco.

Fazer o tempo imposto um pedaço de bolo

Quando todos ou a maioria de seus registros estão no computador, preparando impostos é muito mais fácil e mais preciso do que a transferência de dados de um disco documentos em papel para o computador.

Com todas as suas facturas ou pedidos de compra em um programa de software de contabilidade, você só executar um relatório e -voila! software -o lhe dá o total de faturas ou ordens de compra para o ano. O mesmo é válido para a folha de pagamento, inventário e ativos. Você pode recuperar qualquer coisa que você armazenou sistematicamente no computador quando você precisar dele.

Arquivos de backup

Uma vantagem adicional de utilizar a tecnologia para gerenciar seus registros de pequenas empresas é que você pode apoiá-los - guardá-las para um computador em outro local ou uma unidade flash, por exemplo.

Por que isso é tão importante? O ativo computador mais precioso são os dados que detém. Mantenha uma cópia extra do que os dados de modo que você nunca enfrentar o desespero de registros perdidos. Você raramente recebem um aviso prévio de que ladrão vai roubar o seu computador, um incêndio vai derreter-lo, ou ele só vai morrer.