Apresentação de W-2s como parte do Ano-End Relatórios Employee
Quando você era um empregado, você deve ter notado que cada empresa que você já trabalhou para esperou até o último dia possível para lhe fornecer seus W-2s. Agora que você está preparando os documentos para os seus funcionários, você tem uma melhor compreensão do atraso dos seus empregadores - é preciso tempo para colocar W-2s juntos. Preparação destas formas pode ser uma tarefa muito demorada, especialmente se você quiser ter certeza de que está correto.
Se você usar o pacote de software de folha de pagamento de um sistema informatizado de contabilidade para preparar seus W-2s, não há dúvida de que a tarefa é muito mais fácil, mas ainda leva tempo para executar os relatórios e revê-los para ter certeza de tudo é preciso antes de imprimir os formulários finais .
Embora você possa enviar W-2s corrigida se necessário, a apresentação dos formulários adicionais é apenas um monte de trabalho extra, assim que você quer evitar a correção de um W-2, sempre que possível. A melhor maneira de eliminar a necessidade de correções é que ter muito cuidado em verificar todas as informações sobre as formas antes de distribuí-los aos seus funcionários.
Sua empresa pode ser obrigada a pagar multas, se seus formulários W-2 são preparados de forma incorrecta ou não são arquivados no tempo com seus empregados ou com o governo. Os três níveis de sanções para W-2s arquivados incorretamente ou W-2s não preparados na hora são os seguintes:
US $ 30 para cada W-2 que você arquivo final ou a necessidade de corrigir, desde que a declaração final é feito no prazo de 30 dias da data de vencimento.
A pena máxima a este nível para uma empresa é de R $ 250.000. Pequenas empresas com receita bruta anual médio de serviço, rosto $ 5000000 apenas um máximo multa de US $ 75.000.
US $ 60 para cada W-2 que você arquivo final ou a necessidade de corrigir mais de 30 dias após a data de vencimento e antes de 1 de Agosto.
A pena máxima a este nível para grandes empresas é de US $ 500.000, e as pequenas empresas enfrentam uma pena máxima $ 200.000.
US $ 100 para cada W-2 que você arquiva após 1 de Agosto ou deixar de preparar completamente.
As penas máximas a este nível é de US $ 1.500.000 para as grandes empresas e US $ 500.000 para as pequenas empresas.
Você pode evitar essas sanções se você pode provar ao governo federal que a sua falta de arquivo W-2s no tempo foi o resultado de um evento fora de seu controle, como um incêndio que destruiu todos os seus registros, e não o produto de negligência.
Você também deve indicar os passos que você tomou para evitar a apresentação tardia. Você também pode evitar penalidades se informações incorretas sobre um W-2 não foi significativo ou não prejudicar o trabalho do IRS ou a Administração da Segurança Social no processamento da informação W-2.
Você também pode ser atingido com uma ação judicial por danos civis se fraudulentamente apresentar um W-2 alegando que você pagou alguém salários você não realmente pagar. A pessoa pode processá-lo por quaisquer danos sofridos por causa desta W-2 fraudulenta.
A maioria das informações necessárias para montar de um empregado W-2 deve ser mantido como parte de seus registros de folha de pagamento e, portanto, ser fácil para puxar juntos. Ao preencher o W-2, que você pode ver na figura, você deve fornecer informações para os seguintes campos:
Box 1: Salários, dicas, outra compensação. O total nessa caixa também deve incluir o valor de quaisquer bônus aos funcionários, prêmios, prêmios ou pagamentos sem dinheiro que não são isentos ou excluídos de impostos.
Caixa 2: imposto de renda federal retido.
Caixa 3: salários da Segurança Social. Alguns benefícios são isentos de salários para fins de imposto de renda federal, mas não estão isentos de Segurança Social.
Box 4: imposto de segurança social retido.
Caixa 5: salários Medicare e dicas. Esta quantidade é susceptível de ser a mesma que a quantidade na caixa 3, salários Segurança Social.
Caixa 6: imposto Medicare retido.
Caixa 7: dicas Segurança Social. Todas as dicas seus funcionários relataram a você deve ser relatado aqui.
Caixa 8: atribuídos dicas. Algumas empresas optam por alocar dicas ao invés de coletar e relatar dicas para cada funcionário separadamente. Se você fizer isso, denunciar as dicas neste quadro, em vez de na caixa 7.
Caixa 9: Adiantamento EIC. Se você pagou empregados avanços em seu crédito Earned Income, registre o valor desses avanços nesta área.
Caixa 10: prestações de cuidados de dependentes. Se você fornecer benefícios com cuidados de dependentes a um empregado, informar a quantidade fornecida nesta caixa.
Caixa 11: planos não qualificados. Nesta caixa, você relatar qualquer distribuição aos seus funcionários de ativos de planos de aposentadoria não qualificados, que são planos de aposentadoria que não cumprem as exigências do governo federal. (planos qualificados, como 401 (k) s, IRAs, pensões e outros são relatados em 1099-R.)
Caixa 12: A caixa contém os números codificados entre A a Z. Cada letra para informar sobre um tipo diferente de renda. Por exemplo, Código A é para não recolhido imposto de Segurança Social sobre dicas e Código J é para o pagamento doente não tributáveis. Você pode obter uma lista completa desses códigos na publicação IRS Instruções para formulários W-2 e W-3, disponíveis por correio ou online.
Box 13: Esta caixa contém três caixas que você verifique de acordo com o que se aplica ao funcionário em questão:
Verifique a primeira caixa, marcado funcionário estatutário, se o empregado pode informar a renda e as despesas como um negócio, como um agente ou vendedor viajando.
Verifique a segunda caixa, marcado Plano de aposentadoria, se você fornecer um plano de aposentadoria qualificada para os seus funcionários.
Verifique a terceira caixa, marcado Terceiro subsídio de doença, se você fornecer o pagamento de um empregado como um terceiro por subsídio de doença. Esta caixa é geralmente usado se um terceiro está a pagar a compensação dos trabalhadores de um funcionário.
Caixa 14: Outro. Este é o lugar para obter informações que você deseja compartilhar com o empregado, tais como detalhes sobre os benefícios adicionais que foram incluídos no total para Box 1.
Caixas 15-20: Nestas caixas, você relata detalhes de folha de pagamento para informações fiscais estaduais e municipais.
Você deve fornecer seus funcionários com W-2s até 31 de janeiro Normalmente, você dá empregados quatro cópias do formulário:
Uma para o arquivo do funcionário
Um para ser arquivado com formulários de impostos federais
Um para ser arquivado com formulários de impostos estaduais
Um para ser arquivado com formulários de impostos locais (que não são sempre necessários)
Você também precisa fazer uma cópia para os seus arquivos da empresa e uma cópia para enviar juntamente com o formulário W-3.
W-2s do ano anterior devem ser entregues aos empregados até 31 de janeiro No entanto, se você está enviando W-2s para os funcionários, eles podem ser enviados em ou antes de 31 de janeiro Se 31 de janeiro cai em um fim de semana, você pode enviar os formulários no primeiro dia útil após o dia 31 de janeiro Se por algum motivo você não pode cumprir o prazo de 31 de janeiro, você deve arquivar para uma extensão com o IRS através do envio de uma carta para:
Receita Federal
Informações Retorna Filial
Attn: Extensão do Coordenador Tempo
240 Murall Drive, Parada de correio 4360
Kearneysville, WV 25430
Sua carta deve incluir
O nome da empresa e endereço
O seu número de identificação do empregador
Uma declaração indicando que você está solicitando uma extensão para fornecer formulários W-2 para os empregados
A razão para o atraso
A sua assinatura ou a assinatura do seu representante autorizado
Se você não obter uma extensão e não pode mostrar a causa razoável, você será penalizado $ 30 a $ 100 (dependendo de como tarde você está) por W-2 (até US $ 1.500.000 para as grandes empresas e US $ 500.000 para as pequenas empresas).
A pena do IRS pode ser ainda mais duro se determinar que a sua incapacidade de fornecer formulários W-2 no tempo era um # Desrespeito 147-intencional de beneficiário requisitos de declaração # 148- (que é diretamente da boca do IRS). Se o seu fracasso julgado como intencional, a multa é de R $ 100 por W-2 com nenhuma penalidade máxima.