Como manter a empregados Registros
Manter registros de funcionários preciso e atualizado é essencial para o seu negócio, especialmente quando se considera todas as exigências de arquivamento estaduais e federais para impostos do empregado. Caso contrário, você vai ter um tempo difícil de preencher todos os formulários necessários e fornecendo detalhes trimestral sobre seus funcionários e sua folha de pagamento.
A melhor maneira de controlar as informações funcionário usando um sistema de escrituração manual é a criação de um diário dos funcionários e criar uma página de diário separado para cada funcionário.
Os registros individuais detalhados que você manter em cada empregado deve incluir esta informação básica, a maioria dos quais é recolhido ou determinado como parte do processo de contratação:
Nome, endereço, número de telefone e número de Segurança Social
Departamento ou divisão dentro da empresa
Data de início com a empresa
Taxa de pagamento
período de pagamento (semanal, quinzenal, quinzenal ou mensal)
Se por hora ou assalariado
Se isento ou não isento
W-4 subsídios de retenção na fonte
informações benefícios
deduções de folha de pagamento
Toda a atividade de folha de pagamento
Se um funcionário pede para alterar o número de licenças de retenção e apresentar um novo W-4 ou pede benefícios mudanças, seu registro deve ser atualizado para refletir essas mudanças.
O detalhe pessoal que não muda a cada período de pagamento deve aparecer no topo da página do jornal. Em seguida, divida as informações restantes em pelo menos sete colunas.
Aqui está uma amostra do que página do jornal de um empregado pode ser parecido com:
A página do jornal amostra contém apenas sete colunas: data de verificação, salários tributáveis, imposto de segurança social, impostos Medicare, retidos na fonte federal, retenção de estado, e valor do cheque net. (O imposto estadual na amostra é zero porque este funcionário em particular funciona em um estado de imposto não-rendimento).
| Encontro | Os salários tributáveis | SS | Med | Fed WH | Estado WH | Verifica |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 4/8 | $ 640 | 39.68 | 9,28 | 8,62 | 0 | $ 582,42 |
| 4/22 | $ 640 | 38,68 | 9,28 | 8,62 | 0 | $ 582,42 |
Você pode querer adicionar outras colunas para seu diário empregado para manter o controle das coisas, tais como:
salários não sejam sujeitos passivos. Estes incluem benefícios de saúde ou aposentadoria que são pagos antes de impostos são retirados.
Benefícios. Se o empregado recebe benefícios, você precisa de pelo menos uma coluna para rastrear o dinheiro que saiu da verificação do empregado para pagar por esses benefícios. Na verdade, você pode querer considerar rastreamento de cada benefício em uma coluna separada.
Tempo doente
Férias
Claramente, estas folhas de jornal empregado pode ficar muito demorado muito rapidamente. É por isso que muitas pequenas empresas usam sistemas de contabilidade informatizada para monitorar ambos os registros de folha de pagamento e funcionários. As figuras seguintes mostram-lhe como um novo funcionário é adicionado ao sistema de QuickBooks.
