Procedimentos de Auditoria: Monitoramento de Registros de Pessoal
Certificar-se de cliente sua auditoria está em dia com todas as áreas do cumprimento recursos relacionados humano é uma maneira de julgar a competência dos empregados quando você está decidindo se deve limitar os procedimentos de auditoria. Então, o pessoal de registros é que uma empresa precisa para se manter? As formas básicas de uma empresa deve manter em arquivo são os seguintes:
pedidos de emprego: Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964 exige que os empregadores cobertos (basicamente aqueles que têm mais de 15 empregados) para reter pedidos de emprego por um período de um ano a partir da data foi feita uma aplicação ou acção disciplinar. Isso ocorre porque o Título VII torna ilegal para um empregador para contratar, descarga, ou discriminar qualquer indivíduo por causa de raça, cor, religião, sexo ou origem nacional.
R soma s para os candidatos e pessoas contratadas: Título VII aplica-se aos currículos também. Ambos os pedidos de emprego e currículos teriam de ser fornecidos pela empresa para qualquer ação movida ao abrigo do Título VII.
Beneficiar informação sobre a planta: Esta informação deve ser mantida em arquivo por um ano após o término do plano.
Família e Licença Médica Act (FMLA) certificações: certificações FMLA estão em notas essência do médico que comprove o fato de que o funcionário ou um membro próximo da família tem problemas médicos graves o suficiente para se qualificar para a licença.
*registros da folha de pagamento: registros de folha de pagamento de retenção tornou-se uma questão controversa após a aprovação da Lilly Ledbetter Fair Pay Act de 2009. Esta lei estende os empregados a tempo pode apresentar queixa ao abrigo das leis anti-discriminação, como a discriminação etária no emprego Act. Como resultado deste ato, muitos de seus clientes será arquivamento registros de pessoal por períodos indefinidos de se defender contra eventuais futuros processos por discriminação.
registros de segurança: Dependendo do tipo de negócio, o seu cliente de auditoria pode ter de seguir as orientações adicionais de retenção de registros. Por exemplo, a segurança química e registros de exposição tóxicos permanecer em arquivo para a duração do emprego de alguém mais 30 anos após que o empregado deixa a empresa.
Seu cliente é responsável por manter muitas formas de dedução de folha de pagamento e de identificação diferentes em arquivo para cada funcionário. Estas formas incluem aqueles exigidos pelo governo e forma o seu cliente de auditoria precisa, a fim de fazer outras deduções de folha de pagamento não-tributários. Durante a sua auditoria, você pode usar essas formas de dedução para avaliar a exatidão de muitas transações de folha de pagamento diferentes. Você tem mais do que provável preenchido as seguintes formas durante a sua carreira de emprego:
W-4: Esta forma dá ao empregador todas as noções básicas sobre um empregado, como nome, endereço e número da Segurança Social. Ele também pede o estado civil e número de isenções, que ditam o quanto de imposto federal do empregador é obrigado a reter do cheque do empregado cada período de pagamento.
Estaduais e municipais formas de retenção de impostos: Se a empresa é obrigada a reter impostos para estados e municípios, essas formas são mantidos bem.
I-9: O propósito deste formulário é para garantir que os empregados são elegíveis para o emprego nos Estados Unidos. O funcionário preenche o formulário e fornece documentação que o empregador cópias e mantém na pasta pessoal. A documentação inclui IDs de imagem e documentos que atestam o fato de que o empregado pode trabalhar nos Estados Unidos.
formas de dedução de benefícios discricionários: Os funcionários utilizam estas formas para permitir que a empresa deduzir os montantes adicionais de seus salários brutos a pagar por benefícios como seguro de saúde, contribuições antes de impostos aos planos de aposentadoria e contribuição sindical. Estas formas ficar em casa também.