Como detectar erros e fraudes em folha de pagamento
Se existe fraude de folha de pagamento, é provável de ocorrer em uma de três maneiras: Durante uma auditoria, você pode utilizar os seguintes métodos para detectar todas as três circunstâncias de erro de folha de pagamento e fraude: por meio de pagamento de funcionários fictícios, empregados que não tenham trabalhado ou funcionários que não funcionam mais para a empresa. Para encontrar esses tipos de erros ao realizar uma auditoria tomar as seguintes precauções:
Comente registros da folha de pagamento: Um gerente de departamento precisa de rever e aprovar o registo de folha de pagamento, um resumo do que está sendo pago e quanto, antes de ser encaminhado para o departamento de folha de pagamento. Conferência dos registros à procura de nomes de funcionários demitidos, nomes duplicados, duplicar endereços de correspondência, duplicar números de Segurança Social, ou em horários incomuns funcionou. Se o empregado normalmente trabalha de segunda a sexta-feira e você vê algumas horas sábado ou domingo, o acompanhamento.
recursos humanos precisa inserir uma data de expiração para o sistema, porque os funcionários que saem de uma empresa geralmente recebem sua verificação final após o último dia de trabalho. Um grande sistema informático de contabilidade permite o pagamento até, mas não após a data de encerramento. Após essa data, qualquer pagamento ao ex-empregado deve ser interrompido porque o funcionário da folha de pagamento não será capaz de acessar o registro de funcionário. Se um gerente de departamento vê informações de folha de pagamento para um funcionário demitido no registo de folha de pagamento, o gestor deve corrigi-lo, tanto a nível de departamento e ao nível dos recursos humanos.
Examine cheques cancelados: Olhe para a frente e para trás de todos os controlos de papel disponíveis compensação através do banco do cliente de auditoria para o controlo de vista incomum e assinaturas. Por exemplo, se o registro da folha de pagamento tem o empregado como John E. Doe, e o cheque é pagável ao JE Doe, descobrir o porquê. A verificação poderia ser trocados por nonemployee Jennifer Ellen Doe trabalhando em conluio com outro funcionário.
Observe o processamento da folha de pagamento: É sempre bom ser capaz de observar de sopa de nozes a execução de um período de pagamento completo. Você será capaz de detectar qualquer falha nos controles relacionados no manual de procedimento de folha de pagamento.
Se você tem a emoção de contracheques assistindo sendo entregues aos empregados, certifique-se de que cada funcionário tem ID, como um crachá da empresa, e que o nome no cheque folha de pagamento corresponde ao emblema. Verifique para ver que cada funcionário recebe apenas um cheque e cheques não reclamados sejam salvaguardados.
Os seguintes separação de tarefas deve eliminar quaisquer pagamentos não autorizados (a menos que muitos funcionários estão cometendo fraude em conjunto):
Os recursos humanos devem iniciar a atualização de quaisquer novas ou existentes registros de pessoal somente após as atualizações foram devidamente autorizados pelo nível adequado de gestão de departamento operacional. O nível de autorização adequado é algo que você vai descobrir, enquanto questionando gestão e através da leitura do manual de política de pessoal.
Muitas pequenas empresas não têm um departamento formal de recursos humanos, de modo que este primeiro passo é tratado pelo departamento de contabilidade. Mesmo assim, algum tipo de separação de deveres devem existir para que um funcionário da folha de pagamento não é responsável por ambos os autorizam alterações de folha de pagamento e processamento de folha de pagamento.
Como funcionários da folha de pagamento de entrada as informações de pagamento, que deve verificar se todas as novas contratações e aumentos salariais tenham sido autorizados pelos recursos humanos. caixeiros da folha de pagamento não deve ter a autoridade para mudar empregado informações do arquivo mestre. (O arquivo mestre contém todos os fatos relacionados com a folha de pagamento sobre o empregado como nome, salário e renda retido na fonte.) Portanto, se um funcionário da folha de pagamento recebe um registo de folha de pagamento com informações não no sistema, ele vai ter que entrar em contato com os recursos humanos para ver o que está acontecendo com o órfão empregado.