Orientações controles internos para Pequenas Empresas
O lamento de muitos pequenos empresários / gestores é, # 147-nós somos muito pequenos para controles internos. # 148- Mas mesmo uma pequena empresa pode impor certos controles internos que são muito eficazes. Aqui estão as diretrizes básicas para pequenos empresários / gerentes:
Assinar todos os cheques: O proprietário / gerente deve assinar todos os cheques, incluindo cheques. Esta precaução obriga o proprietário / gerente de manter uma estreita vigilância sobre as despesas do negócio. Sob nenhuma condição deve o contador, guarda livros, ou controlador (contador-chefe) do negócio ser dada autoridade de assinatura de verificação. Essas pessoas podem facilmente esconder a fraude, se eles têm tanto poder de escrever cheque e acesso aos registros contábeis.
Mandato férias: O proprietário / gestor deve exigir que os funcionários que trabalham nas áreas de alto risco (geralmente recebimentos e pagamentos, contas a receber e estoque) tirar férias de duas semanas ou mais e, além disso, certifique-se de que outro trabalhador exerce as suas funções enquanto eles está em férias.
Para esconder muitos tipos de fraude, o empregado culpado precisa manter o controlo exclusivo e acesso sobre as contas e outros documentos utilizados na realização da fraude. Outra pessoa que preenche para o empregado em férias pode detectar algo suspeito.
Obter dois pares de olhos sobre as coisas: Embora a segregação de funções pode não ser prático, os proprietários / gestores devem considerar a implementação de partilha do trabalho em que duas ou mais empregados são regularmente atribuído a uma área do negócio em semanas alternadas ou algum outro horário. Com este acordo, os empregados podem perceber se o outro está cometendo fraude.
Fique atento para os gastos questionáveis: Sem violar sua privacidade, os proprietários / gestores devem manter a vigilância sobre os estilos de vida dos empregados. Se o contador compra um novo Mercedes todos os anos e muitas vezes está fora de Las Vegas, você pode perguntar onde o dinheiro está vindo. Os proprietários / gerentes sabem salários dos trabalhadores, para que eles possam fazer um julgamento sobre qual o nível de vida do empregado pode pagar.