Como evitar fraudes interna: Dividindo responsabilidades do pessoal
Sua proteção primária contra a fraude interna em seu negócio está a dividir adequadamente pessoal responsabilidades quando o fluxo de caixa do negócio está envolvido. Muitos empresários iniciar suas operações por pessoas com cuidado a contratação de eles pensam que podem confiar. Infelizmente, aqueles que aprenderam a verdade são os que colocar muita confiança em apenas um funcionário.
Basicamente, você nunca deve ter uma pessoa lidar com mais de uma das seguintes tarefas:
escrituração: Consiste em rever e entrando em todas as transações em livros da empresa. O guarda-livros torna-se de que as transações são precisos, válido, adequado, e ter a devida autorização.
Por exemplo, se uma transação requer pagar um fornecedor, o guarda-livros garante que as acusações são verdadeiras e que alguém com a devida autoridade aprovou o pagamento. O guarda-livros pode rever a documentação de recebimentos e os depósitos à ordem tomadas para o banco, mas ele ou ela não deve ser a pessoa que realmente faz o depósito.
Além disso, se o contador é responsável por gerir os pagamentos de partes externas, como clientes ou fornecedores, ele ou ela não deve ser o único a entrar nessas transações nos livros.
Autorização: Envolve ser o gerente ou gerentes delegado para autorizar despesas para seus departamentos. Você pode decidir que as transações acima de um determinado montante deve ter dois ou mais autorizações antes de cheques podem ser enviados para pagar uma conta.
níveis de autorização devem ser claramente definidos, e seguido por todos, até mesmo o dono ou presidente da empresa. Como proprietário, você definir o tom para a forma como o resto do operates- escritório, se você tomar atalhos, você define um mau exemplo e minar o sistema que você colocar no lugar.
Money-manipulação: Envolve contato direto com caixa de entrada ou de receitas, quer cheque, cartão de crédito ou operações de crédito da loja, bem como o fluxo de caixa de saída. A pessoa que lida com dinheiro diretamente, tais como caixa, não deve ser o único que prepara e faz depósitos bancários.
Da mesma forma, a pessoa preencher cheques para pagar as contas da empresa não deve ser autorizado a assinar esses checks- para ser seguro, uma pessoa deve preparar os cheques com base em documentação autorizado, e uma segunda pessoa deve assinar esses controlos depois de analisar a documentação autorizado.
Ao configurar seus sistemas de manuseio de dinheiro, tentar pensar como um defraudador para descobrir maneiras que alguém poderia tirar proveito de um sistema.
elaboração de relatórios e análise financeira: Envolve a preparação real dos relatórios financeiros e de qualquer análise desses relatórios. Os relatórios financeiros devem ser preparados por alguém que não está envolvido na entrada do dia-a-dia das operações nos livros.
Para a maioria das pequenas empresas, o contador vira os relatórios brutos do sistema informatizado de contabilidade para um contador externo que analisa os materiais e prepara os relatórios financeiros. Além disso, ele ou ela faz uma análise financeira dos resultados das atividades de negócios para o período contabilístico anterior.
Se você está apenas começando um pequeno negócio, você pode não ter pessoal suficiente para separar todas estas funções. Até você tem essa capacidade, não se esqueça de ficar fortemente envolvido na entrada e saída de dinheiro em seu negócio, seguindo estas diretrizes:
Abra extratos bancários do seu negócio a cada mês, e manter uma estreita vigilância sobre as operações. Outra pessoa pode ser dada a responsabilidade de provar a afirmação, mas você ainda deve manter um olho sobre as transações listadas.
Periodicamente olhar para o seu sistema de vales de verificação de negócio para ter certeza de cheques não estão faltando. Um contador que sabe que você verifique periodicamente os livros é menos provável para encontrar uma oportunidade para roubo ou apropriação indébita. Se você achar que um cheque ou página de cheques está faltando, agir rapidamente para descobrir se os cheques foram usados legitimamente. Se você não consegue encontrar a resposta, ligue para seu banco e colocar um ponto sobre os números de cheque em falta.
Periodicamente observar manuseio de dinheiro por seus caixas e gerentes para ter certeza de que eles estão seguindo as regras que você estabeleceu. É conhecido como gestão por andar em torno - quanto mais vezes você está lá fora, a menos provável que você está a ser vítima de roubo do empregado e fraude.