Evitar fraudes por segregar tarefas financeiras
Segregação de deveres é uma estratégia de prevenção da fraude que atribui vários passos em uma transação financeira a pessoas diferentes na organização. Por exemplo, as organizações que querem desencorajar a fraude segregar as três seguintes funções para transações em dinheiro:
Custódia de ativos: Uma pessoa tem a custódia física de (acesso a) os ativos. Por dinheiro, a pessoa A tem o talão de cheques. Para o equipamento, a pessoa A tem as chaves para a sala de equipamentos.
Autoridade sobre ativos: Pessoa B tem autoridade para mover ativos - para assinar cheques ou sair equipamentos para uso da empresa.
Responsabilidade de transações de gravação: Pessoa C faz com que os lançamentos contábeis por dinheiro, debitando dinheiro para depósitos e crédito dinheiro quando a pessoa A escreve cheques e Pessoa B assina-los.
Se qualquer pessoa tem dois ou mais dessas funções, as operações são mais vulneráveis à fraude. Se a pessoa é responsável por todas as três funções, ela pode escrever um cheque, assiná-lo e registrar a transação sem qualquer outra pessoa na organização saber sobre ele. A fraude pode continuar por anos antes de ser detectado.
Por exemplo, uma cidade no Centro-Oeste não segregou deveres para transacções em numerário. Como resultado, seu controlador foi capaz roubar dezenas de milhões de dólares ao longo de um período de 12 anos antes de ser pego.
O controlador foi capaz de:
Abrir uma conta com um nome de empresa fictícia e um endereço da escolha do controlador. (Separação das funções não poderia ter evitado isso.)
Escrever e assinar cheques de contas da cidade a pagar a esta empresa fictícia.
Publique lançamentos contábeis nos registros contábeis da cidade, o que implicou que os pagamentos foram por produtos ou serviços legítimos.
Se as funções de escrever e assinar os cheques tinham sido atribuídas a pessoas diferentes, a pessoa B pode ter querido saber o que os pagamentos eram para antes de assinar fora sobre eles. Se uma terceira pessoa tinha sido encarregado de conciliar a conta bancária, essa pessoa C pode ter notado o grande número de cheques pagos à empresa fictícia e perguntou: "Por que estamos fazendo todos esses pagamentos? O que estamos pagando?" Isso é geralmente a forma como este tipo de fraude é capturado.
Neste caso, o gabarito foi para cima quando o controlador foi de férias. Outro contador que assumiu as funções do controlador percebeu a grande quantidade de atividade com a empresa fictícia. Até então, no entanto, milhões de dólares tinha sido roubado.