Gravando suas contas com QuickBooks 2003
Quando um projeto de lei entrar em vigor, a primeira coisa a fazer é gravá-lo. Você pode gravar contas através da janela Inserir listas ou as contas registo Pagar. Se você pretende rastrear contas de despesas e item, você precisa usar a janela Inserir listas.
Para gravar um projeto de lei através da caixa de diálogo Inserir listas, siga estes passos:
1. Escolha Vendors -> Inserir listas.
Ou, alternativamente, selecione fornecedores da lista de navegadores e, em seguida, clique no ícone Enter Bills. Você, sem dúvida, perceber que a metade superior da janela parece um grande negócio como um cheque - que é, porque muita da informação que você colocou aqui acaba no cheque que você escreve para pagar sua conta. (Se você ver a palavra de crédito na parte superior do formulário, em vez de Bill, clique no botão de opção Bill no canto superior esquerdo. Você também pode usar essa tela para introduzir o crédito de fornecedores).
2. Selecione o nome do fornecedor que você está pagando.
Se você quiser pagar essa conta para um fornecedor que já está na lista de fornecedores, basta clicar na seta para baixo no final da linha do fornecedor e escolher o fornecedor. (QuickBooks seguida, preenche automaticamente a janela Bills Entre com o máximo de informações, pois ele pode lembrar.) Mas se este fornecedor é novo, QuickBooks pede-lhe para Quick Add ou configurar algumas informações sobre o fornecedor - o endereço, limite de crédito, condições de pagamento, e assim por diante. Você fornece essas informações na janela Novo fornecedor.
Se você tiver um ou mais ordens de compra não preenchidas com o fornecedor selecionado, QuickBooks pergunta se você deseja receber contra uma ordem de compra. Clique em Sim se você faz ou não se não o fizer. Se você optar por receber contra uma ordem de compra, QuickBooks exibe a caixa de diálogo Abrir ordens de compra. Ele simplesmente lista os pedidos pendentes que você gravou. Quando você seleciona um ou mais pedidos de compra de receber contra, QuickBooks preenche os elementos e de montantes a partir destas ordens para você, que você pode modificar, se necessário.
Para criar uma ordem de compra, que é apenas um registro de itens você fim de fornecedores, escolher fornecedores -> Criar ordens de compra. Quando QuickBooks exibe a janela de ordens de compra Criar, descreva o seu pedido. Você imprimir e editar pedidos de compra da mesma maneira como você imprimir faturas e notas de crédito.
3. Selecione as condições de pagamento que descrevem quando a conta é devido.
Na linha de Termos, abra a lista drop-down e selecione as condições de pagamento (se a informação não estiver lá a partir de quando você configurar o fornecedor).
4. (Opcional) Digite uma nota para descrever o projeto de lei.
Você pode inserir uma nota na caixa de Memo. A nota que você inserir aparece no A / P registo.
5. Mova o cursor para baixo para a coluna Conta da guia Despesas e digite um nome de conta de despesa.
As possibilidades são que você deseja inserir o nome de uma conta de despesas que já está no plano de contas. Se for esse o caso, clique na seta para baixo para ver uma lista de todas as suas contas. Você provavelmente tem que rolar para baixo na lista para obter as contas de despesas (uma maneira rápida de se mover para baixo a lista é para começar a digitar o nome da conta - você vai direto para baixo na lista). Clique na conta que esta lei representa (o mais provável é Supplies ou algo parecido).
Se você precisa criar uma nova categoria conta de despesas para este projeto, escolha
E se o dinheiro que você está pagando para fora por causa desta lei pode ser dividida entre os dois, três ou quatro contas de despesas? Basta clicar abaixo da conta que você acabou de inserir. A seta para baixo aparece. Clique nele para entrar em outra conta de despesa, e outra, e outra, se você quiser.
6. Separador para a coluna montante, se necessário, e alterar os números.
Se você está dividindo esta lei entre várias contas, certifique-se de que os números na coluna Valor somam ao total da factura.
7. (Opcional) Digite palavras de explicação ou sabedoria na coluna Memo.
8. (Opcional) Atribuir a despesa para um Cliente: Job.
Se você pretende ser reembolsado por essas despesas, ou se você apenas deseja controlar suas despesas, trabalho, insira o cliente que vai reembolsá-lo. Digite um valor para cada conta, se necessário. Você pode usar a seta para baixo para encontrar clientes e clique-los.
9. (Opcional) Atribuir à custa de uma classe.
Você também pode controlar as despesas por categoria, fazendo entradas na coluna Classe. Observe a seta de costume para baixo e clique nele para ver uma lista de classes. (Você não vê uma coluna de classe, a menos que você disse QuickBooks que você deseja usar classes.)
Se você quer ter as despesas de trilha QuickBooks por classe, você pode configurá-lo para fazê-lo. Para configurar o QuickBooks para controlar as despesas, escolha Editar -> Preferências. Quando QuickBooks exibe a caixa de diálogo Preferências, clique no ícone de contabilidade, clique na guia Preferências da empresa, e, em seguida, marque a caixa de seleção Use o acompanhamento de Classe.
Se você quiser, clique no botão Recalcular para o total das despesas.
10. Use a guia Itens para gravar os vários itens que o projeto representa.
Clique na guia Itens. Digite os itens que você comprou e os preços que você paga para eles.
Se você perceber que depois de completar parcialmente o projeto de lei que o projeto de lei, de fato, pagar uma ordem de compra, clique no botão Select PO, que aparece na guia Itens da janela de Introduzir Bill.
A partir da lista drop-down do fornecedor, clique no nome do fornecedor que lhe enviou o projeto de lei. Na lista de pedidos pendentes, clique na coluna à esquerda para colocar uma verificação ao lado da ordem de compra (ou ordens) para o qual você está pagando. Fácil o suficiente? Clique em OK quando estiver pronto, e QuickBooks preenche o guia Itens para você automaticamente.
11. Mover para a coluna do item e digite um nome para o item.
Observe a seta para baixo nesta coluna. Clique nele para ver a lista de itens. Será que o item que você está pagando para aparecer nesta lista? Se assim for, clique nesse item. Se não, escolha
12. Preencha o resto das linhas de itens na guia Itens.
Você pode inserir todos os itens que você está comprando aqui. Certifique-se de que a guia Itens mostra com precisão os itens que você está comprando, seus custos e suas quantidades. Se você quiser, clique no botão Recalcular para o total dos itens.
13. Salve o projeto de lei.
Clique em Salvar Nova para salvar o registro da conta e, em seguida, entrar em outra conta. Ou clique em Salvar Fechar para gravar a sua conta, mas não pagar outra conta.