Manter o controle de pagamentos de clientes em QuickBooks 2003
Se seus clientes nem sempre pagar up-front para as suas compras, você precisa gravar outro tipo de pagamento - os que os clientes fazem para pagar ou pagar para baixo o que você facturado-los. Para gravar os pagamentos, é claro, você precisa primeiras facturas recordes para o cliente. Se você emitir notas de crédito que os clientes podem usar para reduzir os montantes que deve, você também precisa primeiras notas de crédito recorde para o cliente. O resto é fácil.
Para acessar uma riqueza de informações sobre o cliente em uma única página, escolha Clientes -> Customer Center. O Customer Center é exibida, listando os saldos pendentes, o tempo não faturada e os custos, e os clientes por rentabilidade.
Para exibir a janela receber pagamentos, basta escolher Clientes -> receber pagamentos. Ou selecione Clientes da lista Navigators e, em seguida, clique no ícone de receber pagamentos. Em seguida, descreva o pagamento do cliente e as facturas pagas. Para os detalhes, leia os seguintes passos:
1. Escolha Clientes -> receber pagamentos.
A janela de receber pagamentos aparece.
2. Identificar o cliente e, se necessário, o trabalho.
Ative o cliente: lista suspensa Job e selecione o cliente ou trabalho clicando nele. QuickBooks lista as faturas em aberto, ou não remunerados, para o cliente na caixa grande Outstanding Facturas / Encargos Declaração de lista na parte inferior da janela.
3. Dê a data do pagamento.
Pressione a tecla Tab para mover o cursor para a caixa de texto Data e digite a data correta no formato / DD / YY MM.
4. Digite o valor do pagamento.
Mova o cursor para a linha de quantidade e tipo o valor do pagamento do cliente.
5. (Opcional) Especifique o método de pagamento.
Ative PMT. Método lista drop-down e selecione o método de pagamento.
6. (Opcional) Dê o número do cheque.
Mova o cursor para a linha Ref./Check No.. Em seguida, você digite o número do cheque de cheque do cliente. Você precisa completar este passo? Naw. Mas este bocado de informação pode ser útil se você ou o cliente mais tarde tiver dúvidas sobre o controlo pago para o que as facturas.
7. (Opcional) Adicionar uma descrição memorando.
Use a descrição Memo para armazenar algum pedaço de informação que irá ajudá-lo de alguma forma. Note que este campo imprime na Declaração do cliente.
8. Decida como você deseja lidar com o pagamento.
Os botões de opção no canto inferior esquerdo da janela deve ficar um pouco familiarizado, porque eles também aparecem na janela Enter recibos de vendas. Essas opções permitem que você designar se ao grupo do pagamento com outros fundos Undeposited ou depositá-lo diretamente a uma conta.
9. Se o cliente tiver quaisquer créditos pendentes, decidir se a aplicá-las nesta pagamento.
QuickBooks totaliza os montantes de quaisquer dos créditos existentes do cliente. Eles poderiam ser qualquer coisa de um pagamento a maior em uma fatura anterior a um crédito de retorno ou qualquer outra coisa.
Se você deseja aplicar uma nota de crédito a uma factura aberta específica, selecione a fatura e, em seguida, clique no botão Definir Créditos. Quando QuickBooks exibe a guia Créditos da caixa de diálogo de desconto e créditos, clique na nota de crédito que deseja aplicar.
10. Identificar quais as faturas em aberto o cliente está pagando.
Contanto que você tem a preferência Aplicar automaticamente os pagamentos selecionado, QuickBooks aplica automaticamente o pagamento às faturas em aberto, começando com a factura aberta mais antiga. Você pode alterar esse aplicativo inserindo valores na coluna de pagamento. Basta clicar valor do pagamento da fatura em aberto e insira o valor correto.
Você pode deixar uma parte do pagamento não aplicado, se você quiser. Você também pode criar uma nota de crédito para a parcela não aplicada de um pagamento do cliente, clicando no botão Imprimir nota de crédito.
Se você deseja aplicar o pagamento do cliente para as mais antigas faturas em aberto, clique no botão de aplicação automática. Se você quiser cancelar a aplicação de pagamentos que já foram aplicados para abrir faturas, clique no botão Limpar seleções. Limpar seleções e aplicação automática são o mesmo botão. QuickBooks muda o nome do botão, dependendo se você já pagamentos aplicado.
11. Ajuste os descontos por pagamento antecipado, se necessário.
Se você oferecer condições de pagamento que incluem um desconto de pagamento antecipado, QuickBooks reduz o valor da fatura de abertura original (mostrado na Amt coluna Orig..) Pelo desconto pagamento antecipado você especifica para calcular o valor atualizado devido (mostrado na Amt. Coluna Devido ).
Para especificar o desconto, selecione a fatura aberto que tem o desconto de pagamento antecipado que você deseja alterar. Em seguida, clique no botão de desconto Info. Com pouca ou nenhuma hesitação, aparece o guia de desconto da caixa de diálogo de desconto e créditos. Digite o valor em dólares do desconto no Valor caixa de texto Desconto de. Em seguida, especifique a conta de despesas que você deseja usar para rastrear descontos por pagamento antecipado ativando a lista suspensa Conta de desconto e selecionar uma das contas. (Despesa de juros é provavelmente uma boa conta para usar, a menos que você deseja configurar uma conta de despesas iniciais descontos especial chamado algo como despesa de desconto ou descontos concedidos. Afinal, no início descontos de pagamento montante a juros.)
Quando terminar, clique em OK para retornar à janela de receber pagamentos.
12. Grave as informações de pagamento do cliente.
Depois de identificar quais as facturas do cliente está pagando - o montante não aplicado, provavelmente, deve mostrar como zero - você está pronto para gravar as informações de pagamento do cliente. Você pode fazer isso clicando em Salvar Novo ou Salvar Fechar. QuickBooks salva o pagamento do cliente mostrado na tela. Se você clicar em Salvar New, QuickBooks, em seguida, exibe um vazio receber pagamentos janela para que você possa entrar em outro pagamento.
Você pode voltar para pagamentos de clientes registradas anteriormente clicando no botão Anterior.