Essential Records Todos os proprietários devem manter
Como um proprietário, o seu processo de triagem residente é um alvo potencial para um processo de discriminação. Para proteger a si mesmo como o proprietário, mantenha uma trilha de papel que documenta o procedimento usado para rastrear aplicação de aluguer de cada perspectiva, juntamente com qualquer papelada que processo gera.
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Como resultado, você deve salvar registros para ambos aprovados e rejeitados. Mantê-los em arquivo para o comprimento mínimo de tempo exigido por seu estado.
Manter registros para os candidatos rejeitados
Para cada candidato rejeitado, criar uma pasta separada que contém o seguinte:
A aplicação de aluguer
relatório de crédito e quaisquer outros relatórios que você obtidos
Notas sobre conversas com os empregadores anteriores, os proprietários anteriores e referências pessoais
Notas sobre suas conversas na exibição
Critérios que utilizou na decisão de rejeitar o requerente
Um registro e recebimentos de quaisquer taxas de inscrição cobrada, recolhido e devolvido (se houver)
Organizar as pastas por ano e, em seguida, em ordem alfabética pelo sobrenome para fácil referência. Para reduzir o armazenamento de papel e fazer seus registros mais fácil a busca, considere digitalização e armazenamento de documentos eletronicamente. Mais uma vez, criar uma pasta separada para cada ano e incluem uma subpasta para cada candidato. Apenas certifique-se de fazer backup de seus registros regularmente e armazenar os backups externos para evitar a perda.
Manter arquivos de moradores
Para cada candidato que você aceitar, criar uma pasta separada que contém todos os itens listados acima, além dos seguintes itens como eles se tornam disponíveis:
O contrato de arrendamento assinado original ou contrato de locação e quaisquer pilotos
O pacote de locação o inquilino recebeu ao mudar-se em
O movimento-in e listas movem-out de inspeção e qualquer fotos antes e depois que dizem respeito a essas listas
Qualquer outra documentação gerada durante o curso de residência do indivíduo
Manter as pastas para os candidatos aprovados separados daqueles para os candidatos rejeitados. Mais uma vez, organizá-los por ano em primeiro lugar e, em seguida, em ordem alfabética pelo sobrenome.
Protegendo informações confidenciais
aplicações de locação, relatórios de crédito, concessões e contratos de locação contêm uma grande quantidade de informações pessoais sobre os candidatos e inquilinos. Embora você precisa armazenar esses registros para defender-se em caso de uma ação judicial, você também deve salvaguardar esses registros para evitar o roubo de identidade e qualquer acesso não autorizado a informações pessoais de alguém.
A primeira ordem de negócio é descobrir quanto tempo você precisa para armazenar os registros. Destruindo-as o mais rápido que puder, você tem menos informações para proteger. Contato com as autoridades de habitação estaduais e locais e perguntar o que o estatuto de limitações é em seu estado para a apresentação de queixas de discriminação habitação justas.
Geralmente, logo que o tempo passou, você pode destruir com segurança os registros sobre pedidos negados. Sempre que um candidato torna-se um residente, o estatuto de limitações para um contrato escrito é de quatro anos.
De acordo com as regras de eliminação da Feira e Accurate Act transação de crédito (o fato Act, uma lei federal aprovada em 2003), discos antigos devem ser queimados ou desfiado. Jogá-los no lixo é proibido.
Em seguida, decidir como proteger os arquivos que você tem em mãos mais eficaz. Mantendo os arquivos em um armário trancado em um escritório local seguro é suficiente. Se você armazenar os dados electronicamente, tomar as devidas precauções, incluindo operando por trás de um firewall e usar anti-vírus e software anti-spyware. Use recursos de criptografia no seu computador ou software de criptografia especial para proteger por senha o conteúdo das pastas que armazenam informações sensíveis residente.
No entanto, você optar por armazenar informações requerente e residente, limitar o acesso a essas informações para apenas uma ou duas outras pessoas. Os administradores de imóveis e outros trabalhadores foram conhecidos para roubar IDs residentes para uso próprio ou para vender para os outros online. Você não pode inteiramente ser capaz de evitar tal roubo, mas você pode limitá-lo ao restringir o acesso a apenas um par de indivíduos necessários.
Se você descobrir uma falha de segurança, notificar imediatamente qualquer pessoa cuja informação pessoal pode ter sido comprometida, incluindo os candidatos rejeitados. Muitos estados exigem pronta notification- visitar o Acção Site do Consumidor para descobrir detalhes que se aplicam ao seu estado.