Planejamento Estratégico: Faça-o sozinho ou contratar um facilitador?
Então, só quando você deve contratar um facilitador externo para o seu processo de planejamento estratégico? Em uma época de consultores, líderes organizacionais e planejadores para tudo sob o sol, a contratação de um auxiliar não sai barato. Os custos para a sua empresa para o planejamento estratégico incluem o seguinte:
O valor do tempo dos seus participantes - mais preciosa do que nunca neste mundo faminto de tempo
O custo de qualquer aluguer de instalações, equipamentos AV, viagens, alimentação e hospedagem
O custo de oportunidade se, após a sua reunião, planos e decisões não são realizadas ou o comportamento da sua equipe não muda para melhor
Adicione-se estes custos reais e figurativas, e você pode facilmente ver como planejamento estratégico representa um investimento real. Uma forma de maximizar o seu investimento é contratar os serviços de um facilitador profissional. Obviamente, nem todas as reuniões exige um facilitador, mas o seu retiro anual provavelmente pode usar um.
Confira os seguintes casos importantes quando se considera alistar um facilitador:
Quando você quiser participar si mesmo: Para a maior parte, facilitando e participando ao mesmo tempo são impossíveis. Algumas pessoas podem fazer as duas coisas de forma eficaz, mas a maioria não pode. Se você é o chefe, esqueça. Você não pode efetivamente facilitar porque as pessoas ainda reagem a você como seu superior.
Quando você precisa para tratar de questões sensíveis, incluindo o conflito: uma perspectiva externa pode difundir discussões acaloradas e canalizar emoções intensas para a resolução de problemas construtivos. Considere resolver o conflito com as partes envolvidas e trazer o resto da equipe juntos depois que o problema foi resolvido.
Quando sua equipe está preso: Um facilitador habilidoso usa sensibilidade para levantar questões que estão sendo evitados e apontar comportamentos disfuncionais que estão sendo negados. Neste cenário, o auxílio do ajudante recebe a equipe se movendo para um novo nível de funcionamento.
Quando o grupo deve lidar com questões complexas e uma variedade de pontos de vista: Um facilitador experiente traz uma riqueza de processos de grupo e atividades para as questões de escopo, gerar opções, tomar decisões e construir consenso.
Facilitadores trazer uma nova perspectiva para o processo de planejamento estratégico. Eles manter a discussão no caminho certo e encorajar todos os membros da equipe para agir como iguais. Um níveis facilitador externo do campo de jogo entre os membros do CEO e da equipe. Em uma atmosfera de informalidade, os membros da equipe podem resolver qualquer problema dentro da organização sem medo de represálias injusto. O CEO deve ser envolvido quando apropriado para a sua liderança, conhecimento e orientação.
Para todas as sessões de planejamento que você escolher para executar mesmo, não deixe de seguir estas práticas recomendadas: ter uma agenda clara, exigem que os participantes vêm preparados, começar e terminar no tempo, e gerenciar a conversa na sala.
Para executar sessões de planejamento estratégico, que pretende reunir um conjunto de técnicas de facilitação para diferentes partes do processo. Alguns dos meus exercícios de facilitação favoritos e métodos incluem as seguintes fontes:
Melhores práticas para a Facilitação: Esta fonte é o segundo em Guia de Facilitação Série A do Grove e é um manual de fácil utilização de 176 práticas do grupo testadas em campo. O recurso de prova de valor inestimável para facilitadores, gerentes, líderes de equipe e consultores que procuram alternativas de facilitação, tais como trabalho virtual da equipe, modelos gráficos, design agenda, e tomada de decisão em grupo. Você pode comprar o livro em grove.com.
Associação Internacional de Facilitadores (IAF): Este website é a fonte reconhecida de ajuda profissional credível e valiosa para a prática de facilitadores. Neste site, você pode encontrar toneladas de recursos relacionados com a facilitação de melhores práticas.
Post-It Brand Products: Este site fornece acesso imediato às notas de todos os tamanhos. Uma reunião de planejamento estratégico, sem notas é como um sorvete sem a cereja. Você pode fazê-lo, mas é chato (e não gosto tão bom - a cereja, e não as notas). Em toda a seriedade, o uso de notas pode ajudá-lo a obter um consenso rapidamente, mantenha idéias importantes e tópicos postados em notas médias placa-cartaz, e permitir o brainstorming rápido.