Como conduzir um projeto de Gestão de Operações

projectos de gestão de operações bem-sucedidas exigem um líder que possa coordenar um número de pessoas de diferentes organizações com diferentes objetivos e conjuntos de habilidades. No entanto, eles precisam trabalhar juntos para o mesmo objetivo para completar o projeto.

Desenvolver uma proposta de projeto com uma equipe

Uma visão comum alinha os esforços das pessoas que estão indo para executar o projeto. Uma maneira de fazer com que todos na mesma página é desenvolver uma proposta de projeto logo no início e refiná-la juntos ao longo do tempo. A proposta de projeto deve ter os seguintes elementos:

• declaração de propósito: Esta é uma descrição de alto nível do projeto e seus objetivos. Pense nisso como o de 30 segundos elevator pitch para vender seu projeto. Deve incluir estes tipos de conteúdo:

• Uma explicação sobre a oportunidade de negócio - por que você está fazendo esse projeto

• Objetivos do projeto

• benefícios esperados em ordem de classificação

Escopo: Isto abrange o que o projeto deve incluir e excluir.

resultados finais não mencionados no escopo.

Estimativa do custo e tempo: Uma empresa pode exigir outras métricas específicas, tais como o valor presente líquido, taxa interna de retorno, período de retorno, e assim por diante.

Análise das partes interessadas:

Cadeia de comando para a equipe do projeto e do cliente.

pressupostos críticos: obstáculos potencialmente críticos e os impactos das hipóteses violados.

Escrever a proposta para o projeto inteiro como se você está pensando em realmente completá-la. E usar uma equipe multifuncional de especialistas para desenvolvê-lo. Bloqueando a equipe em um quarto por um par de dias para escrever o passe inicial, muitas vezes produz os melhores resultados.

Comunicar com as partes interessadas

UMA das partes interessadas é qualquer pessoa com um interesse no resultado de um projeto ou iniciativa, incluindo qualquer um que pode parar um projeto. Os intervenientes podem ser interna ou externa. público interno pode incluir seus patrocinadores executivos, os membros da equipe de projeto e gerentes funcionais aqueles membros da equipe.

os principais fornecedores também podem ser considerados interno ou externo para diversos fins, dependendo de como essencial a sua participação é e quão perto o seu relacionamento inter-empresa é. intervenientes públicos externos incluem organizações não-governamentais, comunidades e várias agências governamentais.

Identificação das partes interessadas e se comunicar com eles em uma base regular é fundamental para a gestão bem sucedida do projeto. Se você se comunica regularmente com as partes interessadas e eles estão satisfeitos com o desempenho de um projeto, então eles são menos propensos a revolta quando há falhas, ou quando é tarde ou acima do orçamento.

Uma das primeiras tarefas de um gerente de projeto é estabelecer um plano de comunicação. Para fazer isso, a sua lista de partes interessadas, a sua organização, o que você precisa para se comunicar com eles, com que frequência, e por que meios.

Manter as partes interessadas no circuito

Um dos maiores problemas que você enfrenta é o gerenciamento de suas partes interessadas e seus gestores. Isto é particularmente verdadeiro de seus clientes. Então, levá-los todos os envolvidos cedo. estes indivíduos devo assinar a proposta de projecto. Caso contrário, suas chances de agradar o cliente são essencialmente zero.

Você também deve se comunicar com as partes interessadas com frequência para gerir as expectativas e evitar mal-entendidos. Você precisa trocar documentação formal, porque deixa um rastro de papel se ocorrerem mal-entendidos, particularmente em relação rastejamento do espaço.

Mas não abandonar telefone e / ou de comunicação em pessoa, porque estas plataformas tradicionais permitem que você para destacar problemas particulares e para prestar esclarecimentos que é difícil de alcançar na página escrita.

relatórios de progresso frequentes também são essenciais. A quantidade de detalhes em seus relatórios de estado depende do tamanho do projeto e as preferências das partes interessadas em questão. Além disso, você pode querer gerir algumas partes interessadas externas diferente dos outros.

Em projetos de consultoria de tamanho médio (cerca de US $ 200.000 US $ 1 milhão do trabalho), um relatório semanal pode conter quatro elementos:

1. O que nós realizamos na semana anterior?

2. O que temos a intenção de realizar a próxima semana?

3. Que obstáculos estão de pé na maneira de completar o projeto, especialmente para esta próxima semana?

4. Quão longe estamos no projeto em relação onde esperávamos ser?

Normalmente, responder a estas quatro perguntas é suficiente para manter o cliente no loop e para lidar com os problemas potenciais mais prementes.

Como gerenciar a equipe

Gerenciando uma equipe de funcionários ou outros tipos de praticantes em um projeto é muito parecido com o gerenciamento de outros tipos de partes interessadas. participação inicial e comunicação freqüente percorrer um longo caminho na estrada para resultados bem sucedidos. E é crucialmente importante estabelecer responsabilidades cristalinas adiantado.

Com uma proposta de projeto aprovado na mão, você pode obter o rolamento do projeto, distribuindo a proposta a todos os membros da equipe em potencial, juntamente com um matriz de responsabilidades (RAM). Atribuir as entregas para as pessoas de acordo com estas quatro categorias:

• Responsável: Essas pessoas fazem o trabalho para completar a atividade. Pelo menos um R tem de ser atribuído a cada actividade. Muitas vezes, você vai ter mais.

• Responsável: Essas pessoas precisam assinar o trabalho das pessoas que são responsáveis ​​para completá-la. Você deve ter exatamente um UMA por tarefa. Uma pessoa pode ser um tanto R e um UMA em uma tarefa.

• consultado: Estas são pessoas que devem ser consultados. Normalmente, eles são procurados para obter conselhos de especialistas sobre a atividade ou eles são responsáveis ​​por atividades relacionadas no projeto.

• Informado: Estas são as pessoas que precisam de ser informados de forma permanente sobre o projeto.

Os gerentes de projeto, por vezes, chamar uma memória RAM de um matriz RACI por causa das iniciais utilizados para preencher a matriz.

Certifique-se de distribuir esses documentos para, pelo menos, as pessoas com um R, A, ou C ao lado de seus nomes. Nenhum indivíduo deve ter mais de uma letra ao lado de seu nome para uma tarefa específica, exceto possivelmente RA.

Também deve haver uma correspondência apertado entre as partes interessadas, a matriz de comunicação, e a matriz de RAM. Em outras palavras, se as partes interessadas aparecer em um gráfico, eles devem aparecer em ambos.