Como avaliar o risco de controle em procedimentos de compra do seu cliente

Ao avaliar a compra de controle de risco, auditores assumir que o risco de controle é diretamente afetado pela compra de controles internos estabelecidos no local pelo negócio. O processo de compras tem controle de risco associado a duas grandes questões: as encomendas feitas com fornecedores fictícios e as encomendas feitas para uso pessoal.

Se bons controles não estão no lugar sobre os vários processos de aprovação, os funcionários poderiam criar empresas fictícias com quem eles fazem pedidos inexistentes. pagamentos de ordem, em seguida, ir diretamente de volta para os empregados através dos fornecedores fictícios.

Você pode desmascarar esses tipos de transações fraudulentas em algumas maneiras:

• Verificar identificação do fornecedor: Confirmar que um fornecedor existe abrindo um livro de telefone ou fazer uma pesquisa na Internet. Ser particularmente suspeito se você observar as facturas de fornecedores com nomes de empresas, consistindo apenas de iniciais ou facturas que mostram apenas uma caixa postal (nenhum endereço físico). Outra tática é tentar igualar endereços de funcionários com endereços de fornecedores.

• Verificar as condições de pagamento e de serviço: termos mal definidas para os produtos ou serviços facturados são características de transações fictícias. O funcionário fraudulenta utiliza este método para manter os itens na ordem vaga ainda plausível para que uma rápida revisão vai concluir que a ordem parece aceitável.

  Preste muita atenção a quaisquer faturas que são divididos em vários pequenos pagamentos, evitando assim o processo de aprovação instituído pela quantidade de dólar. Por exemplo, é um monte de trabalho para preparar muitas ordens de compra pequenos, se a aprovação de desembolso de caixa é definido em US $ 250. Mas, se o trabalhador desliza uma ordem de compra de US $ 1.000 por e, em seguida, paga a factura em incrementos de menos de US $ 250, não é menos uma aro para saltar através no caminho de desviar dinheiro da empresa para uso pessoal.

Enquanto as transações de desembolso de caixa teste, procure itens que simplesmente não fazem sentido para a empresa a encomendar. Por exemplo, uma empresa de entrega floral é improvável que precisa encomendar roupas de cama e roupa de cama, então se você ver que tipo de compra em uma fatura, você deve imediatamente questionar se é para negócios ou uso pessoal.

Outro grande problema é que os funcionários podem levar para casa legítimos de inventário ou equipamento de compras. Este tipo de fraude acontece em muitas maneiras diferentes. Em uma loja de varejo de vestuário, o empregado poderia simplesmente caminhar para fora da loja no final do turno vestindo as roupas. Um funcionário de recebimento pode levar itens diretamente da embalagem e escondê-los em sacos de lixo fora da porta da sala de recepção.