Criação de uma ordem de compra em QuickBooks
A ordem de compra serve a um propósito simples: Ele diz alguma vendedor que você quer comprar algum item. Na verdade, uma ordem de compra é um contrato de compra.
Muitas pequenas empresas não usar ordens de compra. Mas quando eles crescem a um determinado tamanho, muitas empresas decidir usá-los, porque as ordens de compra se tornar registros permanentes de itens que você já encomendados. Além do mais, usando ordens de compra, muitas vezes formaliza o processo de compra de uma empresa. Por exemplo, você pode decidir que ninguém na sua empresa pode comprar qualquer coisa que custa mais de US $ 100 a menos que obtenha uma ordem de compra. Se você só pode emitir ordens de compra, você controlada eficazmente as actividades de compra através deste procedimento.
Para usar QuickBooks para criar ordens de compra, siga estes passos:
1. Diga QuickBooks que você deseja criar uma ordem de compra, escolhendo fornecedores -> Criar ordens de compra.
QuickBooks exibe a janela Criar ordens de compra.
Observe que, se o menu de fornecedores não fornece um comando Criar ordens de compra, QuickBooks não sabe que você deseja criar ordens de compra.
2. Use a caixa de listagem drop-down menu de fornecedores para identificar o fornecedor de quem você quer comprar o item.
A caixa de lista drop-down Vendor lista cada um dos vendedores na sua lista de fornecedores.
3. (Opcional) classificar a compra usando a caixa de listagem Classe suspensa.
4. (Opcional) Forneça um navio diferente de abordar o navio caixa de lista drop-down.
caixa de o navio a lista drop-down exibe uma lista de todos os seus clientes, fornecedores e funcionários. Você seleciona o navio para abordar, selecionando um desses outros nomes. Depois de selecionar uma entrada do navio para lista, QuickBooks preenche o navio ao endereço caixa com as informações apropriadas.
A janela Criar ordens de compra fornece algum padrão e, esperançosamente, botões e caixas de familiares: Anterior, Próximo, Imprimir, Localizar, Ortografia, História e Modelo.
5. Confirme a data da ordem de compra.
Inicialmente, QuickBooks coloca a data atual do sistema na caixa de Data. Você deve, no entanto, confirmar que a data em que QuickBooks entra como a data da ordem de compra está correta. Esta é a data do contrato. Muitas vezes, a data define os termos contratuais - como o número de dias que o item deve ser enviado dentro.
6. Confirme o número do pedido.
O número do pedido, ou apartado número, identifica o documento de ordem de compra. números sequencialmente QuickBooks ordens de compra para você e coloca o próximo número no apartado caixa de No.. A suposição de que QuickBooks faz sobre o número da ordem de compra certa é geralmente correta, mas se ele não estiver correto, digite o número do substituto.
7. Confirmar o fornecedor e enviar a informação.
O bloco de Vendedor e do navio para bloquear identificar o fornecedor de quem você está comprando o item e que o navio endereço para o qual você deseja que o vendedor para enviar a remessa. Esta informação deve ser correta se sua lista de fornecedor é up-to-date e de ter usado corretamente o navio a drop-down list box para identificar, se necessário, outro navio para resolver. No entanto, confirmar que as informações mostradas nestes dois blocos de endereços está correta. Se a informação não é correta, é claro, corrigi-lo. Você pode editar as informações do bloco de endereços, seleccionando a informação incorreta e, em seguida, digitar novamente tudo o que deve ser mostrado.
8. Descreva cada item que deseja encomendar.
Você usa as colunas de janela de ordens de compra Criar para descrever em detalhe cada item que deseja encomendar como parte da compra. Cada item vai na sua própria linha. Para descrever um item que deseja comprar do vendedor, você fornecer os seguintes bits de informação:
# 8226; Item: A coluna item permite-lhe gravar o número do item exclusivo para o item que deseja comprar. Lembre-se que itens precisam ser inseridos, ou descrita, na Lista de Itens. A principal coisa que você precisa saber sobre a Lista de Itens é que qualquer coisa que você quer mostrar na factura - ou, para essa matéria, em uma ordem de compra - precisa ser descrita no arquivo item.
# 8226; Descrição: A coluna Descrição mostra a descrição do item que você selecionar. Você também pode editar o campo Descrição de modo que faz sentido para os clientes ou fornecedores.
# 8226; Qtde: A coluna Qtde permite identificar a quantidade do item que você deseja. Você digita o número de itens que você deseja neste campo, obviamente.
# 8226; Taxa: A coluna Taxas permite que você digite o preço por unidade ou taxa por unidade para o item. Note-se que QuickBooks usa rótulos diferentes para esta coluna, dependendo do tipo de negócio que você tenha configurado.
# 8226; Cliente: A coluna Cliente permite identificar o cliente para o qual o item está sendo adquirido.
# 8226; Quantidade: A coluna Valor apresenta o total gasto para o item. QuickBooks irá calcular a quantidade para você multiplicando a quantidade pela taxa (ou preço). Você também pode editar o valor da coluna. Neste caso, QuickBooks ajusta a taxa (ou preço), de modo que a taxa de vezes sempre quantidade é igual à quantidade.
Você precisa digitar uma descrição de cada item que deve ser incluído na ordem de compra. Isto significa, por exemplo, que se você quiser encomendar seis itens de um fornecedor, seu pedido de compra deve incluir seis linhas de informações.
9. Para imprimir uma ordem de compra.
Você vai querer imprimir a ordem de compra. O propósito da gravação de uma ordem de compra para QuickBooks é criar um registro formal de uma compra. Você quase sempre vai querer transmitir este pedido de compra para o fornecedor. A ordem de compra diz o vendedor exatamente o que você quer comprar eo preço que você está disposto a pagar. Para imprimir a ordem de compra, você pode clicar no botão Imprimir. Você também pode imprimir ordens de compra mais tarde em um batch- a fazê-lo, salvar todas as ordens de compra que você deseja criar e, em seguida, escolher o File -> comando de ordens de compra -> imprimir formulários.
10. Salve o pedido de compra.
Para salvar sua ordem de compra, clique em Salvar Fechar botão ou o Save Novo botão. Se você clicar em Salvar Novo botão, QuickBooks salva a ordem de compra e exibe novamente uma versão vazia da janela Criar ordens de compra para que você possa gravar outro pedido de compra.