Como criar uma ordem de compra em QuickBooks 2014
A ordem de compra serve a um propósito simples: Diz um fornecedor que você quer comprar algum item. Na verdade, uma ordem de compra é um contrato de compra. Para usar QuickBooks para criar ordens de compra, siga estes passos:
Diga QuickBooks que você deseja criar uma ordem de compra, escolhendo Vendedores Criar ordens de compra.
QuickBooks mostra a janela mostrada.
Se o menu de fornecedores não fornece um comando Criar ordens de compra, QuickBooks não sabe que você deseja criar ordens de compra.
Use a lista drop-down do fornecedor para identificar o fornecedor de quem você quer comprar o item.
A lista drop-down Vendor lista cada um dos vendedores na sua lista de fornecedores.
(Opcional) classificar a compra, usando a lista suspensa Class.
Note que você não vê uma lista drop-down classe a menos que você tenha ativado o rastreamento de classe.
(Opcional) Escolha um navio diferente para tratar do navio para lista suspensa no canto superior direito.
lista do navio para drop-down exibe uma lista de todos os seus clientes, fornecedores e funcionários. Você alterar o navio ao endereço, selecionando um desses outros nomes. Depois de selecionar uma entrada do navio para lista, QuickBooks preenche o navio ao endereço caixa com as informações apropriadas.
Criar ordens de compra da janela principal, formatação e Relatórios guias fornecer algum padrão e, espero, botões e caixas de familiares: anterior, posterior, novo, e assim por diante.
Confirmar a data da ordem de compra.
Inicialmente, QuickBooks coloca a data atual do sistema na caixa Data. Você deve, no entanto, confirmar que a data em que QuickBooks entra como a data da ordem de compra está correta. Esta é a data do contrato. Muitas vezes, a data define os termos contratuais, tais como o número de dias em que o item é para ser enviado.
Confirmar o número do pedido.
O número do pedido, ou apartado número, identifica o documento de ordem de compra. números sequencialmente QuickBooks ordens de compra para você e coloca o número apropriado no apartado caixa de No.. A suposição de que QuickBooks faz sobre o número da ordem de compra certa é geralmente correta. Se não estiver correto, você pode digitar um número de substituição.
Confirma que o fornecedor e enviar a informação.
O bloco de Vendedor e do navio para bloquear identificar o fornecedor de quem você está comprando o item e o endereço para o qual deseja que o vendedor para enviar a remessa. Esta informação deve ser correta se sua lista de fornecedor é atualizado e você já usou corretamente o navio a drop-down list para identificar, se necessário, outro navio para resolver.
No entanto, confirmar que as informações mostradas nestes dois blocos de endereços está correta. Se a informação não é correta, é claro, corrigi-lo. Você pode editar as informações de endereço do bloco seleccionando a informação incorreta e, em seguida, digitar novamente tudo o que deve ser mostrado.
Descrever cada item que deseja encomendar.
Você usa as colunas de janela de ordens de compra Criar para descrever em detalhe cada item que deseja encomendar como parte da compra. Cada item vai na sua própria linha. Para descrever um item que deseja comprar do vendedor, você fornecer os seguintes bits de informação:
Item: A coluna item é onde você gravar o número do item exclusivo para o item que deseja comprar. Lembre-se que itens precisam ser inseridos, ou descrita, na lista item. A principal coisa a saber sobre a lista de item é que qualquer coisa que você quer mostrar na factura - ou, para essa matéria, em uma ordem de compra - devem ser descritos no arquivo item.
Descrição: Na coluna Descrição, você descreve o item que você selecionar. Você também pode editar o campo Descrição de modo que faz sentido para os clientes ou fornecedores.
Quantidade: A coluna Qtde especifica a quantidade do item que você deseja. Obviamente, você digite o número de itens que você deseja neste campo.
Classificação: A coluna Taxas especifica o preço por unidade ou taxa por unidade para o item. Note-se que QuickBooks usa rótulos diferentes para esta coluna, dependendo do tipo de negócio que você tenha configurado.
Cliente: A coluna cliente identifica o cliente para o qual o item está sendo adquirido.
Valor: A coluna montante apresenta o total gasto para o item. QuickBooks calcula o valor para você multiplicando a quantidade pela taxa (ou preço). Você pode editar o valor da coluna. Neste caso, QuickBooks ajusta a taxa (ou preço), de modo que a taxa de vezes sempre quantidade é igual à quantidade.
Classe: Na coluna de classe, você classificar itens de ordem de compra no nível de item, em vez de no nível do pedido de compra. Observe que você não vai ver esta coluna a menos que você tenha ativado o rastreamento de classe.
Imprimir uma ordem de compra.
O propósito da gravação de uma ordem de compra em QuickBooks é criar um registro formal de uma compra. Você quase sempre quer transmitir este pedido de compra para o fornecedor. A ordem de compra diz o vendedor exatamente o que você quer comprar eo preço que você está disposto a pagar.
Para imprimir a ordem de compra, você pode clicar no botão Imprimir. Você também pode imprimir ordens de compra em um lote mais tarde, se você selecionar a caixa Imprimir (disponível na guia Principal) verificar mais tarde quando você está criando ordens de compra, salvar todas as ordens de compra que deseja imprimir mais tarde, e, em seguida, escolher o arquivo -> comandar as ordens de impressão de formulários com opção de compra.
Salvar a ordem de compra.
Para salvar sua ordem de compra, clique em Salvar Fechar botão ou o Save Novo botão. Se você clicar em Salvar Novo botão, QuickBooks salva a ordem de compra e exibe novamente uma versão vazia do Criar ordens de compra janela para que você possa gravar outro pedido de compra.
Você entra em uma descrição de cada item que deve ser incluído na ordem de compra. Isto significa, por exemplo, que se você quiser encomendar seis itens de um fornecedor, seu pedido de compra deve incluir seis linhas de informações.