Se um de seus objetivos na gestão de eventos é atrair novos clientes para um evento - e é - você precisa ser claro exatamente que tipo de clientes que você e seu cliente deseja atrair.
Este processo de identificação de um perfil-alvo também funciona para eventos de comunicação internos, tais como vendas e conferências de marketing. Pense na pessoa normal dentro da organização e, em seguida, considerar quanto tempo ele ou ela tem sido com a empresa, o tamanho de sua família, o que ele ou ela faz nos fins de semana, e assim por diante.
Use a seguinte lista para você começar. Tente listar ou descrever a pessoa de:
Nome
Idade
Gênero
Local de residência
Tipo de acomodação
Co-residentes
Nível de educação
Carreira
renda anual / mensal
Posição dentro da família
Número de horas por semana gasto no trabalho
Atividades de lazer
Hobbies
grupo de amizade
Dieta
hábitos de fumar e beber
comportamento on-line
hábitos de compras
sociedades do clube (se houver)
Feriados:
Religião
ambições de vida
Medos
Criação de um Plano de Segurança Evento
Um de seus papéis mais importantes na gestão de eventos é garantir que as pessoas estão seguras em seu evento. Criar um plano de segurança do evento com antecedência de quaisquer eventos grandes ou voltados ao público. Dependendo da quantidade de tempo que lhe foi dado a partir do cliente para todo o processo de planejamento, o ideal é criar esse plano de alguns meses de antecedência, em seguida, distribuí-lo aos seguintes grupos:
Não é incomum para vários rascunhos do plano de segurança do evento a ser produzido para ter em conta todos os elementos de segurança do evento e os procedimentos associados. Não se preocupe se você está na versão 6 no momento em que é aprovado!
O plano de segurança do evento contém informações sob os seguintes títulos:
visão geral do evento: Isto é para ajudar a colocar em contexto o que o evento é para e para quem. Voltando ao seu escrito original vai ajudá-lo a escrever esta seção.
Visão geral do local: Isto deve abranger informações como o contato / detalhes direcionais, um piso plano e qualquer informação de acesso específico.
Avaliação de risco: Isso mostra todos os leitores que você considerou todos os riscos potenciais, mas mais importante, como você está minimizando ou eliminando os riscos.
saúde evento, segurança e bem-estar: Existem vários métodos que podem ser usados para garantir o bem-estar da sua equipe e convidado do em seu evento. O leitor deste documento não precisa saber a cada plano individual, mas mais uma visão geral que você está ciente de que é necessário e quaisquer detalhes específicos que possam ser pertinentes para as autoridades locais.
Palco, estruturas temporárias e infra-estrutura: Fornecer uma visão geral de qualquer estrutura importante, do seu fabricante e quaisquer notas de saúde e segurança, tais como as classificações de velocidade do vento.
sistemas elétricos: A informação sobre o nível de energia que é necessária e como este está a ser fornecido e mantido no local.
Alimentos, bebidas e comerciantes: Que são susceptíveis de fornecer alimentos, não só para os seus convidados, mas também para a sua tripulação. Dar informações no plano de segurança do evento sobre a comida - não se vai ser cordeiro ou frango, mas como muitos fornecedores você terá no local e os tipos de técnicas de preparação de alimentos que irá utilizar.
Depósito de lixo: Detalhe seu plano para isso - se você vai ter recipientes para reciclagem, quantas vezes estes serão esvaziados e se você está empregando catadores de lixo, por exemplo.
Segurança / Comissários: Incluir informações sobre quantas pessoas estarão no local e quaisquer processos específicos que terão de se seguir. Há informações anteriormente neste capítulo sobre diferentes opções de segurança.
Multidão de gestão / trânsito: Isto será de particular interesse para as autoridades locais que vão querer garantir que você tenha tomado as precauções adequadas para gerenciar grandes movimentos de pessoas. Veja mais adiante neste capítulo para os métodos de controlo de multidões em eventos.
Organização e empreiteiros: Você deve incluir um pouco de informação sobre as pessoas que você vai ter no site em seu plano de segurança do evento. Um organograma ajuda a mostrar aos leitores fora como sua equipe on-site será estruturado e quem será responsável por quê.
comunicações: Fornecer uma visão geral básica do seu plano de comunicação no seu plano de segurança do evento.
Medicina / primeira prestação de auxílio: Detalhe que no local estará disponível para prestar atenção primeiros socorros e como eles podem ser contactado.
precauções contra incêndio e equipamentos: Sua saúde e segurança consultor e gerente de produção será capaz de ajudá-lo a preencher esta seção do plano de segurança do evento. Os leitores vão querer saber quais são as suas rotas de saída, quantos extintores que você tem, onde estão e quem vai usá-los em caso de emergência.
instalações sanitárias: Incluir informações sobre quantos banheiros são fornecidos e quantas vezes eles vão ser servidos durante o seu evento.
Procedimentos de emergência: Esta é uma área onde as autoridades locais vão querer ver muitos detalhes e se sentir confiante de que você é responsável o suficiente para lidar com situações de emergência no local.
inspeção de evento: Cobrir quando e quem irá inspecionar seu site e assinar o site em termos de estruturas e de saúde e segurança.
relatórios e investigação de acidentes: Uma visão geral do processo precisa ser incluído.
As provisões para as pessoas com necessidades especiais: Aderindo à Lei da Igualdade é importante. Veja anteriormente neste capítulo, para algumas dicas básicas. Fornecer informações em seu plano de segurança do evento, como o que os visitantes com diferentes necessidades especiais terão de fazer.
Planos de contingência: Mostrar as autoridades locais que você considerou todas as principais questões potenciais, colocando exemplos plano de contingência em seu plano de segurança do evento.
Desenvolvimento de um Caminho de Gestão de Eventos Time Critical
Escrever uma versão do caminho momento crítico no início de qualquer projeto de gestão de eventos, como um plano de projeto com foco no data. Atualizar este documento em todo o processo de planeamento dos projectos, como as coisas mudam, mas lembre-se que é um documento que precisa ser levado a sério.
Para lhe dar uma ideia dos tipos de ações para adicionar em seu caminho de tempo, veja as sugestões na lista a seguir. Estes são valores de referência só- cada evento é diferente, e sua duração para o planejamento será diferente também, mas a lista é um bom ponto de partida.
Seis meses antes do evento
Meio ano é muito tempo, mas você tem muito o que fazer: nesta fase, é necessário:
Concordo seus objetivos com o seu cliente
Escolha uma data
Concordo seu orçamento e escrever uma repartição do orçamento básico para garantir que ele é realista
opções de local shortlist
Visite opções de local em potencial
Escolha o seu local e lápis em uma data
Faça um cronograma básico
Estabelecer o seu theming criativo ou abordagem
Criar uma equipe em torno de você que pode ajudar a planejar o seu evento
Projetar a identidade criativa do seu evento
Elaborar um plano de marketing
Quatro meses antes do evento
Na fase de quatro meses você deve:
Faça um cronograma básico
Inicie um plano de marketing e PR
Investigação fornecedores adequados
Refinar a repartição do orçamento que você escreveu no início do planejamento de eventos
contratos de solicitação para o seu local e quaisquer grandes compras do kit e aluguer de kit
Projetar qualquer garantia marca
Projetar o piso plano (layout)
Source Todos os hotel necessário para a tripulação
Se necessário, enviar um "salvar a data" para convidados para o evento
Escrever o primeiro rascunho da ordem de marcha
Candidate-se a quaisquer licenças necessárias
Dois meses antes do evento
Oito semanas ou mais antes de show de dia certifique-se de:
Confirmar todos os fornecedores
Escrever a saúde ea segurança
Limitar o orçamento, verificando sempre que você não gastar mais
Escrever de pessoal resumos e detalhes de funções e responsabilidades por
Agrupar uma lista sinalização para coisas como banheiros, vestiários e assim por diante
Enviar convites, se necessário
Informar a empresa de segurança
degustações de livros para todas as necessidades de catering
Um mês antes do evento
Com um mês para ir antes de seu evento, você deve escrever o primeiro rascunho de seu cronograma de produção.
Duas semanas antes do evento
No início da quinzena final, garantir que você:
Distribua o cronograma de produção final para todos os fornecedores
Informar o fotógrafo
Agrupar a lista de convidados final, se necessário
Uma semana antes do evento
Com apenas sete dias para ir, certifique-se de:
Verificação cruzada que todos os partos antecipados chegaram, incluindo qualquer garantia ou Goody sacos
Limitar o orçamento
Verifique se você tem dinheiro em caixa disponível para compras on-the-dia de última hora
Telefonar para todos os fornecedores para confirmar arranjos
Planejamento de contingência em Gestão de Eventos
Este é o "E se. . . ? ' planejamento de cenários que você precisa para levar a cabo na gestão de eventos, e é uma oportunidade de fazer uso de quaisquer membros da equipe pessimistas que você tem. Colocá-los todos em um quarto e pedir-lhes para chegar a tantos que-ifs como podem.
O planejamento para os riscos potenciais no início do processo, não só lhe dá tempo para uma boa comunicação com a sua equipa, mas também adiciona custos potenciais em seu orçamento.
Os riscos potenciais a considerar ao escrever seu plano de contingência podem ser agrupadas da seguinte forma:
Físico: Qualquer acidente, incêndio, inundação ou outro desastre natural que teria um impacto em seus equipamentos, edifícios ou estoque.
Equipe: Sua equipe é apenas humano, por isso a doença, queixas ou ação industrial pode afetá-los.
Legal: O que pode alguém processá-lo por é a questão mais fácil aqui. Ou você está confiante de que a competição que você pretende executar é legal? É melhor não deixar as coisas como esta para baixo ao acaso.
Técnico: Todo mundo depende tão fortemente em tecnologia, agora que eles muitas vezes assumem que irá funcionar sempre. Pense em como você executar um processo de registro de código de barras, sem um leitor de computador ou código de barras que funciona.
Político: Motins, protestos, campanhas e mudanças na política corporativa podem afetar o sucesso do seu evento. Se, no dia do seu evento promovendo o lançamento de um carro novo, você ler um novo comunicado à imprensa afirmando que o imposto desse tipo de veículo vai aumentar em 25 por cento, o que você faz?
Ao contrário de avaliações de risco, onde há uma abordagem comum para o layout do formulário, os planos de contingência são menos uniforme. Devido à natureza ligeiramente mais detalhada dos potenciais cenários, um plano de contingência é mais provável que seja um documento discursiva de uma mesa. Tal como acontece com todas as comunicações em eventos, no entanto, é melhor falar através dos cenários e não confiar em sua equipe a leitura de um documento.
cenários plano de contingência tendem a ser menos imediata ou acidente focado (como avaliações de risco) e mais gradual, permitindo um pouco mais tempo para planejar a solução.