Como se preparar para seu fundraiser sem fins lucrativos
Embora os eventos variam muito em tamanho e complexidade, e embora nós já tirou eventos adequadamente sucesso em duas ou três semanas, tente trabalhar contra um cronograma de seis meses. A seguir descreve uma lista de verificação de agendamento para um jantar de gala. Ele pode ser facilmente modificado para caber outros tipos de eventos.
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Os primeiros três meses
O primeiro período de três meses é, não surpreendentemente, a parte mais lenta de planejamento do evento. Você pode esperar várias semanas para ouvir de volta de uma celebridade convidados, e você pode precisar de várias semanas para encontrar um substituto, se você ficar virado para baixo.
Desenvolver o plano e recrutar liderança do evento.
Seguro de entretenimento e um local.
Escolha um tema e um serviço de buffet.
Enviar um anúncio salve a data cartão postal e e-mail.
Criar uma página do evento e site de rede social.
Candidate-se a todas as licenças necessárias (para jogos de caridade, que serve bebidas alcoólicas, fechamento de ruas, e assim por diante).
Meses quatro e cinco
Como o evento se aproxima, você permitir que outros saibam sobre o evento futuro e começar a entrar em contato com os voluntários.
Recrutar uma comissão de evento ou um grupo de voluntários.
Visite o site no qual o evento será realizado, verificando todas as normas e recomendações para o seu uso.
Solicitar contribuições em espécie de materiais que você precisa para o evento.
Enviar notícias e lançamentos iniciais anunciar seu alto-falantes, celebridades, e ou de liderança / evento.
Chame todos os membros da comissão potenciais.
Desenvolver o seu projeto do convite. Todo o texto no convite deve estar pronto para o projeto final, impressão e postagem on-line por seis semanas antes do evento.
Escolha o seu menu e começar a trabalhar em ideias de decoração.
Correio ou e-mail os convites.
Quatro semanas antes do evento
Passar o mês antes do evento gerando emoção e finalizando os detalhes.
Construir o interesse com atualizações do site frequente e-mídia social que caracterizam fotos e pedaços de notícias.
E-mail um segundo lote de imprensa.
Fazer chamadas telefónicas para os meios de comunicação e aos convidados para confirmar planos de cobertura e viagens.
Projetar o programa impresso para ser passada para fora no evento.
Assist homenageados com seus discursos (se necessário).
Reunir os elementos - cestas, banners, confetes, e assim por diante - necessário para a decoração.
Na concepção de material promocional do seu evento, você quer o olhar do convite, programa, página da web evento, sinalização e modelos de áudio-visual para ser consistente. Programe um tempo para solicitar logos de patrocinadores corporativos e verifique a ortografia dos nomes dos doadores e como eles querem ser reconhecidos.
A semana antes do evento
Não fique muito estressado nos dias antes do evento. Você deve ter apenas alguns detalhes de última hora para atender.
Confirmar o número de convidados que você espera. Poucos dias antes da festa, chamada todos que fez uma reserva e confirmar se ele ou ela está vindo. Algumas pessoas terão mudado seus planos, e você não quer pagar para as refeições não consumidos ou ficar sem comida.
Ao encomendar comida do seu fornecedor, suponha que em circunstâncias normais, 5 por cento de seus convidados esperados não irá participar. Se o evento é gratuito, 10 por cento deles não irá participar.
Planejar o assento da tabela do evento (se necessário).
Prepare cartões de lugar e cartões de mesa.
Decorar o local.
Você pode pensar que ninguém pode chover no seu desfile, mas tem planos de backup de emergência de qualquer maneira. E se o seu intérprete está doente, uma nevasca desliga estradas, ou as suas autorizações não são aprovados no prazo? Você precisa se mover rapidamente, substitua, reprogramar ou cancelar seu programa. Quanto mais rápido você pode se comunicar quaisquer alterações, o melhor suas constituintes sente sobre furando com você e sua causa.