Como para rastrear e analisar as despesas do projeto
Para avaliar a situação financeira de seu projeto, você comparar as despesas reais com aqueles que você planejado. Os gerentes de projeto usam um relatório de custos que apresenta as despesas para o período de desempenho atual e desde o início do projeto para diferentes níveis de Work Breakdown Structure (WBS) componentes. As informações a seguir neste relatório vem de seu plano de projeto:
Identificando códigos e nomes para cada componente da EAP
As verbas orçamentadas para cada componente da EAP no período desempenho
Os fundos acumulados orçados a data para cada componente da EAP
O orçamento total para cada componente da EAP
Use um relatório de custos para controlar as despesas.
Os números reais para o período vir a partir dos dados que você obter durante esse período. UMAeal nesta ilustração pode significar o valor de requisições de compra, ordens de compra, compromissos, contas a pagar, e / ou despesas. Total de fundos restantes são a diferença entre o orçamento total e os valores reais despendidos até à data.
Normalmente, você obter seus dados de despesas de requisições de compra, ordens de compra, contas de fornecedores e cheques emitidos. Você normalmente ver todas as requisições de compra, porque, como o gerente de projeto, você provavelmente terá que aprová-los. O departamento de compras normalmente prepara ordens de compra, e você pode ser capaz de obter cópias. facturas de fornecedores costumam ir diretamente para o grupo de contas a pagar no departamento de finanças, e essas pessoas pagam os cheques. Você pode ser capaz de ter o departamento de finanças enviar cópias de facturas com você para verificar os valores e assim por diante, e você pode solicitar relatórios de todos os pagamentos de conta do seu projeto se eles estão acompanhados pelo código do projeto.
Faça o seguinte para aumentar a precisão dos dados de despesas do seu projeto:
Remover ordens de compra de seus totais depois de receber a conta (ou verificar se o pagamento foi feito) para evitar dupla contagem uma despesa.
Certifique-se de incluir o código de carga pacote de trabalho correto em cada requisição de compra e ordem de compra.
Limpe periodicamente a requisições de compra declarado nulo ou cancelados e ordens de compra de suas listas de documentos pendentes.
Antes de desenvolver o seu próprio sistema de monitorar os gastos do seu projeto, verifique primeiro a natureza e as capacidades de sistema de acompanhamento financeiro da sua organização. A maioria das organizações tem um sistema financeiro que mantém registros de todas as despesas. Muitas vezes, o sistema também mantém registros de contas a pagar. Infelizmente, muitos sistemas financeiros categorizar as despesas por centro de custo, mas não têm a capacidade de classificar as despesas por projeto ou componente da EAP dentro de um projeto.
Se você tem que desenvolver seu próprio sistema de rastreamento de despesas do projeto, considere usar os seguintes tipos de software:
software de gerenciamento de projeto integrado, como o Microsoft Project
Software de contabilidade, tais como QuickBooks
software de banco de dados, como o Microsoft Access
software de planilha, como o Microsoft Excel
Mesmo se o sistema financeiro da sua organização pode classificar gastos por pacote de trabalho dentro de um projeto, você provavelmente vai ter que desenvolver o seu próprio sistema de rastreamento requisições de compra e ordens de compra. Considere o uso de um software de programa de planilha ou banco de dados para apoiar este acompanhamento.