Como Escolher projeto-Management Software

Não importa como excelente capacidade de organização de um gerente de projeto pode ser, software de gerenciamento de projetos é uma benção. Quando o projeto for suficientemente complexo, você pode usar o software para uma ampla variedade de tarefas, incluindo armazenamento e recuperação importante analisar informações e atualizar essa informações e preparar apresentações e relatórios que descrevem as informações e resultados das análises.

O software disponível cai em duas categorias: stand-alone software especialidade e de software de gerenciamento de projetos integrados.

Stand-alone software de especialidade para os gerentes de projeto

Stand-alone software especialidade consiste em pacotes separados que executam uma ou duas funções muito bem. Os seguintes tipos de software especializado pode apoiar o seu planejamento e execução do projeto:

• processamento de texto: Útil para preparar as porções narrativas de planos de projeto, mantendo um registro do projeto, a criação de relatórios de progresso, e preparação das comunicações projeto escrito (Microsoft Office Word, por exemplo)

• Gráficos de negócio e apresentação: Útil para preparar as despesas gerais e apresentações de slides para apresentações de projetos e desenvolvimento de quadros e obras de arte para relatórios escritos e publicações (Microsoft Office PowerPoint, por exemplo)

• Planilha: Útil para armazenar quantidades moderadas de dados, realização de cálculos repetitivos, executando análises estatísticas e apresentação de informações em formatos de gráfico (Microsoft Office Excel, por exemplo)

• Banco de dados: Útil para armazenar e recuperar grandes quantidades de dados para análise e apresentação (Microsoft Office Access, por exemplo)

• Contabilidade: Útil para manter registros de receitas e despesas do projeto e produção de uma variedade de relatórios descritivos e comparativos (Intuit QuickBooks, por exemplo)

• Tempo e informação de gestão: Útil para programar seu calendário, a manutenção de uma lista de tarefas, mantendo o seu livro de endereços e gerenciamento de suas atividades de e-mail (Microsoft Office Outlook, por exemplo)

Em geral, os pacotes especiais oferecem os seguintes benefícios:

• Eles oferecem capacidades poderosas em suas áreas de especialidade.

• Você provavelmente tem vários pacotes já em seu computador.

• As pessoas provavelmente sabem como usar muitos dos pacotes especiais comuns.

software de gerenciamento de projeto integrado

software integrado de gestão de projecto combina banco de dados, planilha, gráficos e capacidades de processamento de texto para apoiar muitas das atividades normalmente associadas ao planejamento e execução de seu projeto. Um exemplo de um pacote integrado é o Microsoft Office Project, embora centenas de tais pacotes de todas as formas e tamanhos estão no mercado hoje.

Um pacote típico de gerenciamento de projeto integrado permite-lhe

• Criar uma lista hierárquica de atividades e de seus componentes.

• Definir e armazenar informações-chave sobre o seu projeto, atividades e recursos.

• Definir interdependências de atividade.

• Desenvolver programações, considerando as durações das atividades, interdependências de atividade e as necessidades de recursos e disponibilidade.

• Indique seu plano para a execução atividades do projeto em um diagrama de rede.

• Exibir uma programação em Gantt-chart e formatos de tabela.

• Atribuir pessoas para trabalhar em atividades do projeto para níveis específicos de esforço em determinados momentos.

• Programar outros recursos para atividades de projeto em momentos determinados.

• Determinar o seu orçamento global do projecto.

• Determinar o efeito de alterações no cronograma e recursos do projeto.

• Monitorar início da atividade e datas de término e datas marcantes.

• Monitorar pessoas-horas e os custos dos recursos.

• planejamento presente e rastreamento de informações em uma ampla variedade de gráficos e tabelas.

Como você deve ter adivinhado, pacotes de gestão de projectos integrados oferecem benefícios, bem como desvantagens. As vantagens incluem o seguinte:

• As funções do pacote estão ligados.

• Pacotes normalmente têm uma variedade de modelos de relatórios pré-definidos.

Se você decidir usar um pacote de gerenciamento de projeto integrado, considere os seguintes fatores ao escolher seu programa:

• Tipos e formatos de relatórios: Escolha um pacote que suporta os seus relatórios e os meios de relatar com personalização mínima.

• conforto geral dos membros da equipa e familiaridade com computadores e software: Será que eles vão ter o tempo e esforço para aprender e, em seguida, usar o pacote? Ter um pacote com a análise de state-of-the-art e geração de relatórios não ajuda se as pessoas não sabem como usá-lo.

• presente software da sua organização: Se vários pacotes de software são iguais na maioria dos aspectos, escolher um pacote que já está disponível e em uso, pois os membros da equipe provavelmente terá experiência com ele.

• sistemas existentes da sua organização para gravar horas e despesas de trabalho: Se a sua organização tem tais sistemas, considere um pacote que pode facilmente interagir com eles. Se a organização não tiver esses sistemas, considere um pacote que pode armazenar as informações de que necessita.

• O ambiente de projeto em sua organização: Qual é o tamanho do pool de recursos humanos para projetos, o número eo tamanho típico de projetos, e assim por diante? Escolha um pacote que tem a capacidade e velocidade necessária.

• Software usado por clientes e empresas que trabalham com você: Escolhendo um pacote que lhe permite comunicar e coordenar facilmente com software seus clientes 'e colaboradores' você economiza tempo e dinheiro.