Como monitorar as despesas do projeto
Os gerentes de projeto monitorar as despesas do projeto para verificar se eles estão em conformidade com o plano do projeto e, se eles não estão, para corrigir eventuais desvios. Você pode pensar que você pode determinar fundos do projecto utilizados até à data e os fundos restantes apenas lendo o equilíbrio na conta financeira do seu projeto (o projeto de talão de cheques). No entanto, gastar fundos do projecto implica vários passos antes de realmente pagar por um item. Após cada etapa, você tem um melhor senso de saber se você vai incorrer na despesa e, se o fizer, a sua quantidade exata.
O processo que conduz até e incluindo o desembolso de fundos para bens e serviços inclui os seguintes passos:
Você incluir uma estimativa aproximada do custo do item no orçamento do seu projeto.
Você pode desenvolver esta estimativa aproximada usando sua experiência anterior, verificando com os outros que compraram itens semelhantes no passado, ou verificar com o seu departamento de compras. Normalmente, você não verificar com os fornecedores ou materiais específicos ao desenvolver esta estimativa aproximada.
Você enviar um escrito, o pedido aprovado para o item para o seu departamento de compras.
Esta solicitação especifica a estimativa aproximada do custo incluído no seu orçamento do projeto e qualquer limite superior que o custo real não pode exceder. O gerente de projeto ou seu designado aprova-lo, e qualquer outra pessoa que controla as despesas dos fundos do projeto (como o departamento de finanças) aprove.
O seu departamento de compras seleciona um fornecedor e envia uma ordem de compra.
A ordem de compra solicita formalmente o fornecedor para fornecer-lhe o item e especifica a estimativa do departamento de compras do preço.
O vendedor se compromete a fornecer o item solicitado.
O vendedor fornece-lhe uma confirmação por escrito de que ele vai vender o item, juntamente com o preço do item (incluindo impostos e transporte e taxas de movimentação) e a data de entrega previsto.
Você receber e aceitar o item, mas ainda não são cobradas para ele.
Você receber o item e verificar se ele atende às especificações acordadas. Se você não aceitar o item após o fornecedor faz repetidas tentativas de corrigir quaisquer problemas que você tem com ele, o seu departamento de compras cancela a ordem de compra e você começar a procurar um fornecedor diferente ou um item diferente que irá atender às suas necessidades.
Você ou o seu departamento financeiro recebe um projeto de lei para o item.
Este projeto de lei Detalhes do custo final do item, juntamente com descontos associados, impostos e encargos de transporte e manuseio.
O seu departamento de finanças desembolsa fundos para pagar o item.
O projeto de lei para o seu item é pago com dinheiro de fundos do seu projeto.
Dependendo do tamanho de sua compra e do tamanho e formalidade de sua organização, você pode lidar com alguns desses estágios informalmente para algumas compras. À medida que avançar a partir do primeiro passo para a última, a sua estimativa de preço do item torna-se mais preciso, ea probabilidade de que você vai realmente fazer os aumentos de compra.
acompanhamento do projecto responsável requer que você tenha uma idéia clara de recursos de projetos disponíveis em cada etapa do processo. Para fazer isso, você normalmente deseja monitorar as requisições de compra, ordens de compra, compromissos (isto é, as ordens de compra ou contratos que você e o empreiteiro ou fornecedor concordou), contas a pagar e despesas.