Como desenvolver um mapa de processo de Gestão de Operações
Criação de mapas precisos e úteis processo requer tempo e recursos consideráveis, mas estes mapas são vitais para qualquer esforço de gerenciamento de operações de avaliação e melhoria de processos significativa. Aqui estão alguns conselhos para a criação de um mapa preciso processo:
Sempre pergunte o porquê. Enquanto a construção de um mapa inicial do processo, descobrir por que certas ações estão sendo feitas. Em muitos casos, a resposta é # 147-nós sempre fizemos isso dessa maneira # 148- ou # 147 Esta é a maneira que eles me disse para fazê-lo. # 148- A questão # 147 porque # 148- muitas vezes revela bons lugares para começar os esforços de melhoria.
Esteja preparado para rever o mapa do processo. Quando você completar um mapa de processo, considerá-lo um rascunho. Você não vai conseguir tudo certo na primeira vez. Na verdade, nas primeiras vezes você rever o seu mapa de processo com os trabalhadores de linha e de gestão (que você deve fazer!), Novas rugas no processo inevitavelmente transformar-se.
Ao desenvolver sua primeira versão de um mapa de processo, assuma nada é trivial. Documentar tudo, incluindo as comunicações informais. O pedaço de informações compartilhadas na máquina de café todas as manhãs, pode vir a ser o que mantém um certo processo em movimento.
Cuidado com resistência. Sentindo-se protetora e até mesmo defensivo é a natureza humana, especialmente se alguém sente que seu emprego está em jogo ou não ameaçada. Os funcionários muitas vezes ver os projetos de processo de mapeamento e de melhoria de processos como uma maneira para os líderes da empresa para reduzir folhas de pagamento e eliminar postos de trabalho. É importante para explicar o propósito e os benefícios do projeto antes de começar.
A abordagem geral poderia incluir a mensagem de que a melhoria do processo é necessário para manter a empresa competitiva e que uma empresa deve ser competitiva para gerar empregos. Esteja ciente de possível resistência durante o processo de mapeamento e examinar cuidadosamente o que está ocorrendo em cada etapa do processo para ter certeza de que o que você está sendo dito realmente está sendo feito para que você pode construir um mapa preciso.
Criar uma hierarquia de mapas. mapas de processo pode se tornar muito complexo, e criação de mapas com o aumento do detalhe pode ser importante para algumas empresas. Comece com uma representação agregada de alto nível do processo em questão e, em seguida, quebrar cada operação até chegar a um nível em que a análise significativa pode ocorrer. Evite fazer um único mapa que é tão complicado que é difícil de compreender e comunicar às partes interessadas.
Determinar o nível de discriminação é necessária para um processo de pode ser difícil. Um mapa de alto nível que faz referência a atividades gerais é ótimo para se comunicar com a administração superior, que tendem a ser principalmente preocupado com onde ocorrem handoffs entre grupos / departamentos ou através de estruturas de relatórios. Mais detalhe é importante quando um mapa de processo é destinado para treinar funcionários ou informar gerentes de nível médio, que precisam ver onde ocorrem alterações nos requisitos de recursos.
Documentar tudo o necessário para realizar cada tarefa e a saída do cada tarefa. Um registro que inclui todos os recursos e todas as informações necessárias para completar uma determinada tarefa assegura a coerência. Muitas pessoas esquecem que a informação uma operação gera pode ser tão importante quanto os recursos tangíveis.
Por exemplo, em um projeto de melhoria de processos, uma operação foi identificada como não-valor acrescentado e eliminado, mas, na verdade, produziu um relatório vital necessário mais tarde no processo. Quando os membros da equipe de gerenciamento de operações completado o mapa inicial do processo, ignoraram a existência ea importância deste documento, por isso, quando eles implementaram o novo processo, o sistema entrou em colapso por causa da falta de informação no relatório.
Solicitar a entrada de todos os níveis da organização. É importante para a obtenção de entrada da gama de pessoas envolvidas no processo. Realizar entrevistas com o pessoal da linha fazendo o trabalho real, bem como com os líderes da empresa.
Estamos rotineiramente surpreendido por quantos gestores não sabem exatamente como o trabalho é feito em sua empresa. Um erro fatal operações está a desenvolver um mapa de processo com apenas uma participação de gestão.
Anda o processo de si mesmo. Se possível, observar o processo em questão. Muitas vezes, informações da equipe de linha de frente, os trabalhadores da linha, e os dados de gestão está errada ou enganosa. Se o que você vê eo que você disse não corresponderem, descobrir por que existem discrepâncias. Através da observação direta e conversas de acompanhamento, você pode descobrir uma visão crítica sobre por que um processo se comporta da maneira que ele faz.