Os prós e contras de Automação de Processos
Automação em si não é necessariamente eficiente ou até mesmo a escolha certa para o seu negócio ou organização. A escolha para automatizar um determinado processo ou tarefa deve sempre passar por pelo menos uma árvore de decisão de base, pesando os benefícios e os custos conhecidos. Algumas das principais vantagens da automação incluem o seguinte:
Em escala, automação de processos pode eliminar a necessidade de contratar novos funcionários administrativos em economias de custo significativas.
Automação elimina o erro humano.
automação de processos presta-se a remover as tarefas, busywork mais chatos. Isso libera sua força de trabalho para lidar com tarefas que os humanos fazem melhor do que computadores.
Considerando que algumas das desvantagens incluem o seguinte:
Implementando a maioria dos automatismos requer algum grau de assistência técnica, ou pelo menos familiaridade.
automação de processos é pela mudança definição, que exige o gerenciamento de mudanças.
Cada nova automação requer um processo de Garantia de Qualidade (QA), que leva vários graus de esforço e tempo.
Você precisa certificar-se as saídas de sua automação são os mesmos (ou melhor do que) seus esforços-driven humanos atuais. A última coisa que você quer é descobrir em seis meses é que o seu sistema de atendimento automatizado trava-se sobre as pessoas que prima 2!
Documentando o processo atual
O primeiro passo para automatizar qualquer coisa é garantir que você tenha uma compreensão nítida de como ele funciona em sua encarnação atual. Isso ajuda você a entender o que as peças podem ser automatizados e que forma uma automatização pode demorar. Grande parte deste passo pode ser tratado por caçar ineficiências em sua organização.
Se você seguir a estratégia de Lean e ter construído um mapa do fluxo de valor - um mapa literal, visual mostrando como insumos como encomendas ou clientes potenciais fazer o seu caminho através de sua organização, em última análise transformar em produto final - depois que o mapa funciona como um mapa do tesouro para oportunidades de automação de processos.
Para construir o seu mapa do tesouro, a maneira mais simples e mais direta é para percorrer o processo de si mesmo. (Idealmente, encontrar dois as pessoas a caminhar através separadamente, sob a suposição de que se pode pegar em um passo outros acidentes.) Siga o processo a cada passo, documentando exatamente o que transformações a entrada inicial deve percorrer, que toca, o que espera, e assim por diante, a fim de tornar o produto final.
Preste atenção especial aos sete desperdícios do Lean (superprodução, espera, transporte, processamento desnecessário, inventário desnecessário, excesso de movimento e defeitos). Estes são geralmente maduro para automação.
Em cada passo - não importa quão aparentemente insignificante ou rápido - no processo, pedir ao # 147-5 porquês. # 148- Por que essa etapa aqui? Em resposta a resposta, pergunte # 147 Por que? # 148- Repita cinco vezes. Isso ajuda a determinar se você pode, potencialmente, acabar com o passo completo (talvez porque é um resto legado para um processo anterior - você ficaria surpreso com quantos destes pendurar ao redor!), Ou se você pode automatizar alguns ou todos isto.