Decidir entre Cash-Basis e Contabilidade de Exercício

Antes de começar a gravar transações comerciais, você deve decidir se vai usar o dinheiro-base ou contabilidade de exercício. A diferença crucial entre esses dois processos de contabilidade está em como você gravar as suas transacções em numerário.

À espera de fundos com contabilidade de caixa-base

Com contabilidade de caixa-base, você registrar todas as transações nos livros quando o dinheiro realmente muda de mãos, ou seja, quando o pagamento em dinheiro é recebido pela empresa de clientes ou pago pela empresa para compras ou outros serviços. Recibo de dinheiro ou pagamento pode ser na forma de dinheiro, cheque, cartão de crédito, transferência eletrônica ou outros meios utilizados para pagar por um item.

contabilidade de caixa-base não pode ser utilizada se uma loja vende produtos de crédito da loja e as contas do cliente em uma data posterior. Não há nenhuma disposição para gravar e rastrear o dinheiro devido por clientes em algum momento no futuro, o método de contabilidade de caixa-base.

Isso também é verdade para as compras. Com o método de contabilidade de caixa-base, o proprietário só registra a compra de insumos ou bens que serão posteriormente vendidos quando ele realmente paga em dinheiro. Se ele compra mercadorias a crédito a ser pago mais tarde, ele não registra a transação até que o dinheiro é efectivamente pagas.

Dependendo do tamanho do seu negócio, você pode querer começar com contabilidade de caixa-base. Muitas pequenas empresas geridas por um único proprietário ou um pequeno grupo de parceiros usam contabilidade de caixa-base porque é fácil. Mas à medida que o negócio cresce, os empresários achar que é necessário para mudar para a contabilidade de exercício, a fim de controlar com mais precisão as receitas e despesas.

contabilidade de caixa-base faz um bom trabalho de monitoramento de fluxo de caixa, mas ele faz um mau trabalho de receitas obtidas com o dinheiro colocado para fora para as despesas correspondentes. Esta deficiência é um problema particularmente quando, como muitas vezes acontece, uma empresa compra produtos em um mês e vende esses produtos no próximo mês.

Por exemplo, você compra produtos em junho, com a intenção de vender e pagar US $ 1.000 em dinheiro. Você não vender os produtos até julho, e isso é quando você receber dinheiro para as vendas. Quando você fechar os livros no final de junho, você tem que mostrar a despesa de R $ 1.000 com nenhuma receita para compensar isso, o que significa que você tem uma perda daquele mês. Quando você vender os produtos para US $ 1.500 em julho, você tem um lucro de US $ 1.500. Assim, seu relatório mensal para junho mostra uma perda de US $ 1.000, e seu relatório mensal para julho mostra um lucro de US $ 1.500, quando na realidade você teve receita de US $ 500 durante os dois meses.

Gravação de imediato com a contabilidade de exercício

Com contabilidade de exercício, você registrar todas as transações nos livros quando eles ocorrem, mesmo que nenhum dinheiro muda de mãos. Por exemplo, se você vende em crédito na loja, você grava a transação imediatamente e inseri-lo em uma conta Contas a Receber até que você receber o pagamento. Se você comprar mercadorias a crédito, você entrar imediatamente na transação em uma conta a pagar contas até que você pagar em dinheiro.

Como a contabilidade de base de caixa, contabilidade de exercício tem suas desvantagens. Ele faz um bom trabalho de receitas e despesas correspondentes, mas ele faz um mau trabalho de rastreamento de dinheiro. Porque você recorde de receitas quando a transação ocorre e não quando você recolher o dinheiro, sua declaração de renda pode olhar grande, mesmo se você não tem dinheiro no banco. Por exemplo, suponha que você está executando uma empresa contratante e completando empregos em uma base diária. Você pode gravar as receitas após a conclusão do trabalho, mesmo se você ainda não ter recolhido o dinheiro. Se seus clientes são lentos a pagar, você pode acabar com um monte de receita, mas pouco dinheiro.

Muitas empresas que utilizam o método de contabilidade do fluxo de caixa do monitor de competência em uma base semanal para ter certeza de que eles têm dinheiro suficiente na mão para operar o negócio. Se o seu negócio é sazonal, como uma empresa de paisagismo com pouco a fazer durante os meses de inverno, você pode estabelecer linhas de curto prazo de crédito através do seu banco para manter o fluxo de caixa através dos tempos de vacas magras.