QuickBooks: 4 maneiras de manter registros financeiros Tidy

A confiabilidade e utilidade dos seus dados QuickBooks 2014 depende em grande parte de como limpo e arrumado você a manter seus registros financeiros. Para ajudar você ou sua equipe fazer um trabalho melhor para isso, considerar empregar as quatro técnicas seguintes.

Técnica # 1: Reconciliar suas contas bancárias QuickBooks regularmente

Quando você toma o tempo para reconciliar uma conta bancária, você não só melhorar a precisão de seus registros de contas bancárias (incluindo os seus saldos de conta) - mas você também verificar indiretamente um monte de outras transações, incluindo todas as receitas que flui para um determinado conta bancária. E você verificar as despesas pagas a partir de uma conta particular.

Assim, a linha inferior: Reconciliar suas contas bancárias regularmente.

Técnica # 2: Atualizar os saldos das contas de empréstimo

Se você pediu emprestado dinheiro do banco, você deve verificar que o saldo da conta. E você deve atualizar o saldo da conta, se ele não coincidir com registros de fim de ano do credor.

conta de empréstimo saldos normalmente ir "errado" ao longo do tempo porque a repartição dos pagamentos em seus componentes principais e de juros é um pouco fora. Este erro começa a aumentar com o tempo.

Muitas vezes você pode corrigir os saldos das contas de empréstimo, adicionando uma entrada de diário que "correções" o saldo da conta errada e, em seguida, lança o débito necessária ou crédito de compensação à categoria de despesa de juros do empréstimo.

Técnica # 3: Verificar a existência de pagamentos órfãos

As pessoas acham surpreendentemente fácil entrar pagamentos de clientes, mas depois nunca aplicar os pagamentos a uma factura. Quando este erro de omissão ocorre, o negócio omite receita da demonstração de resultados e subestima suas receitas e os seus lucros. Portanto, este é um erro ruim.

Você pode encontrar qualquer um desses pagamentos órfãos em seu arquivo QuickBooks produzindo um balanço de caixa-base. Se um equilíbrio regime de caixa mostra um valor negativo para contas a receber, que indica que você entrou pagamentos em QuickBooks, mas nunca aplicado o pagamento de uma factura.

Para corrigir esse erro (ou corrigir esse erro várias vezes se você tiver feito vários erros), você precisa página através de seus pagamentos de clientes ou produzir um relatório de transações de um cliente para encontrar aqueles que você não tenha aplicado.

Técnica # 4: analisar o seu balanço

Você sabe onde erros de contabilidade muitas vezes mostram-se mais impressionante? Em seu balanço.

Por esta razão, adquirir o hábito de produzir regularmente um balanço. Olhar para os números estranhos, por exemplo, fundos de Undeposited que totalizam US $ 40.000 (ou seja QuickBooks pensa que você tem 40 mil de dinheiro deitado ao redor da um lugar de escritório) ou um saldo de caixa que é R $ 11.000 (o que significa que você overdrawn sua conta corrente por 11 mil).

Você pode pesquisar os números engraçado balanço clicando duas vezes o valor ímpar na janela do relatório e, em seguida, olhando através dos dados de transação que acrescenta-se a algum valor, obviamente errado.

Um ponto final sobre esta técnica de verificação de erros: Muitas vezes, o erro que produz um valor louco balanço não é uma transação digitado incorretamente, mas uma transação que foi omitido.